WORK PACKAGE ASSISTANT T4EU (H/F)

UNIVERSITÉ JEAN MONNET
Campus Tréfilerie
10 RUE Tréfilerie
42023 Saint-Étienne CEDEX 2

La personne recrutée sera rattachée au sein de la direction des relations internationales, en lien avec le project officer transform 4 Europe.

MISSIONS ET ACTIVITES :

Dans le cadre du l'Alliance Européenne T4EU, le work package assistant mènera les activités suivantes :

- Coordonner du point de vue administratif le Work Package assigné et les Task Forces, en lien avec le Project Manager et le Bureau d'ingénierie des projets ;
- Collaborer avec l'assistant financier sur la gestion financière du WP ;
- Assister le Project manager dans le reporting du WP ;
- Assurer la communication avec le coordinateur de WP et les autres leaders de Task Forces
- Participer aux réunions de travail de son portfolio des Task forces ;
- Participer aux réunions de travail de la cellule locale ;
- Assister à l'ingénierie de projet et au Project Manager : réponse à l'appel à projets, montage et suivi administratif des projets européens/nationaux/ en lien avec le project manager et, si besoin, l'assistant financier ;
- Participer à la mise en place des actions de dissémination et soutenabilité du WP en collaboration avec l'Assistant de Communication ;
- Contribuer à la rédaction des livrables des WP en anglais et en français ;
- Élaborer et assurer le suivi des indicateurs pour l'ensemble des WP ;
- Organisation et suivi d'événements, réunions, séminaires et groupes de travail ;
- Piloter la logistique des meetings afférents aux WP dont il/elle a la charge et ayant lieu à l'UJM en collaboration avec le Project Officer ;
- Préparation des réunions (ordres du jour, comptes rendus, documents, etc.)
- Suivi des différentes activités du projet et préparation de documents de travail
- Soutien à la rédaction de rapports d'avancement global du projet ;
- Suivi des indicateurs et des livrables ;
- Soutien à la rédaction des candidatures.

CONNAISSANCES :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique ;
- Environnement et réseaux professionnels ;
- Expérience de chargé(e) de projet, maîtriser la méthodologie d'ingénierie et de conduite de projets ainsi que les outils d'évaluation de projets ;
- Connaissance en Droit public ;
- Bilingue français/anglais, autre(s) langue(s) un atout ;
- Modes de fonctionnement des administrations publiques françaises et européennes ;
- Connaissance en matière de coopération internationale.

COMPETENCES OPERATIONNELLES :
- Utiliser les outils bureautiques courants (word, excel, power-point) ;
- Travailler en équipe dans un environnement multiculture ;
- Savoir établir des bilans d'actions, des tableaux de bord, des indicateurs de gestion ;
- Transmettre des informations ;
- Rédiger des rapports ou des documents en anglais ;
- Piloter un projet ;
- Établir des relations ;
- Animer une réunion.

SAVOIR-ETRE :
- Faire preuve d'initiative et de réactivité ;
- Sens de l'organisation ;
- Être rigoureux et fiable ;
- Savoir gérer les priorités ;
- Capacité de conviction et d'adaptation ;
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données ;
- Disposer de qualités relationnelles.

AVANTAGES LIES AU POSTE :
Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental ;
Vous bénéficiez de 49 jours de congés pour une année entière de travail ;
Participation Mutuelle à hauteur de 15 EUR/mois ;
Des offres loisirs, sport et culture pour l'ensemble des agents ;
Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle ou le co-voiturage sur les trajets domicile-travail.

Horaires : 38H05 Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon grille