Vacataire administratif - Centre Cnam Paris (H/F)

CDD de juin à décembre 2023 (avec fermeture de l'établissement du 23/07 au 20/08)

Mission

- Accueillir, informer, orienter, accompagner et conseiller les publics à distance et en présentiel ;
- Inscrire (aux UE, diplômes, sur liste ) les auditeurs dans le logiciel de gestion de la scolarité du Cnam (Siscol) et traiter les inscriptions réalisées en ligne (vérification des pièces, validation) ;
- Saisir les notes ;
- Encaisser les droits d'inscription (espèces, carte bancaire, chèques ) et traiter les paiements en ligne ;
- Instruire les dossiers des inscriptions financées par des tiers.

Chaque pôle dispose d'un chef de pôle, chargé d'encadrer le personnel vacataire. (AIOA, Inscriptions, Examens, Régie).
Pour tenir ces missions, un personnel vacataire est doté d'outils et bénéficie préalablement d'une formation pour la prise en main de l'offre de formation, de l'utilisation des bornes interactives, des logiciels métiers, des procédures en vigueur. Il se doit d'appliquer l'ensemble des process présentés par le chef du bureau où il sera affecté.
Chaque vacataire est sensibilisé à la démarche qualité pour laquelle le Cnam est certifié.

Activités principales

Accueil - Information - Orientation - Accompagnement
- Accueil des publics et information de premier niveau ;
- Ecoute et analyse de la demande ;
- Aide à la navigation sur les bornes interactives ;
- Orientation, selon la demande, vers le bon interlocuteur.

Inscription
- Inscription administrative et pédagogique via le logiciel métier dédié (Siscol) ;
- Traitement des dossiers reçus par courrier et en ligne (classement des dossiers, analyse des demandes de modifications, demande de remboursements ) ;

Saisie des notes
- Réception des Procès-verbaux (PV) des notes
- Saisie des notes dans l'outil de scolarité
- Archiver les PV
Le logiciel utilisé est SISCOL

Régie
- Comptabilisation et encaissement des droits d'inscription des auditeurs par tous les moyens de paiements (espèces, cartes bancaires, et/ou chèques) au sein de la Fabrique des compétences ;
- Editer les reçus de paiement ;
- Vérifier et comptabiliser les lots de chèques.
Le logiciel utilisé est SISCOL

Tiers financeur
- Réceptionner et vérifier les demandes de prise en charge
- Préparer les conventions/contrats de formation professionnelle
- Réaliser l'inscription dans Siscol

Pour la réalisation de ces tâches, chaque vacataire travaille en collaboration avec les autres membres de l'équipe et en interservices. Chacun doit faire preuve de polyvalence.

Apports du poste

Vous êtes en immersion au sein d'équipes du CNAM et participez au c?ur d'activité du Centre Cnam Paris. Vous découvrez l'institution et ses spécificités en matière d'enseignement supérieur, et approfondissez vos connaissances en matière de formation tout au long de la vie.

Conditions spécifiques d'activités

- Cette fonction nécessite d'être disponible sur des horaires spécifiques qui pourront être aménagés en fonction des conditions sanitaires au niveau national :
o Une présence jusqu'à 18h30 en semaine pour certaines activités
o Des temps forts durant la période d'inscription

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Taux en vigueur Smic horaire brut