Un(e) assistant(e) de direction pour le Maire&Secrétariat Général (H/F)

MAIRIE
Administration publique générale (50 à 99 salariés)
Merci d'envoyer votre CV accompagné de votre lettre de motivation manuscrite et évaluations professionnelles des deux dernières années à :
Monsieur Le Maire Serge NICOLE
28 rue Clemenceau
68920 WINTZENHEIM
ou par mail : vwagner@mairie-wintzenheim.fr

Date limite de candidature : 08 octobre 2023
Date prévue du recrutement : Dès que possible
Type de recrutement :
Agent titulaire Catégorie C de la filière administrative
Agent non titulaire Catégorie C de la filière administrative
Rattachement hiérarchique : Directrice Générale des Services et Responsable du service de l'Enfance Jeunesse
Horaires réguliers : 37h00 avec RTT
Rémunération : indiciaire et régime indemnitaire
Diplômes : niveau bac exigé


Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services et du Responsable Enfance Jeunesse vous aurez en charge :
- A 60% du temps, vous assurez la gestion de l'agenda du Maire ainsi que l'organisation des réunions et rendez-vous avec les habitants, les institutionnels Vous êtes une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'accueil, de suivi de dossiers.
- A 20% du temps, vous êtes l'assistance de la DGS, notamment pour la préparation du conseil municipal, la rédaction de courriers,
- A 20% du temps, vous êtes l'assistante du Responsable du service Enfance Jeunesse ainsi que de l'élue en charge du secteur, avec principalement la gestion des inscriptions scolaires, la relation avec les directeurs d'écoles et la gestion des bons de commandes.

ACTIVITES PRINCIPALES

Assurer l'accueil téléphonique et physique des demandes adressées au Maire
Organiser et gérer l'agenda du Maire,
Assister la Directrice Générale dans l'organisation, la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés,
Elaborer, suivre et valider les bons de commande, nécessaires pour le Maire, la DGS et le service Enfance Jeunesse et suivre les dépenses par secteur (contrôle des éléments financiers et rapprochement des factures)
Assurer le lien avec les directeurs des écoles
Et pour l'ensemble des activités :
- Organiser les réunions,
- Préparer les dossiers pour les réunions,
- Assurer la prise de notes, la mise en forme de travaux de bureautique et la rédaction des comptes rendus lors des certaines réunions,
- Suivre la gestion du courrier (rédaction, traitement et suivi),
- Classer et archiver les dossiers,

PROFIL
- Expérience exigée en secrétariat,
- Expérience souhaitée en administration de Direction

Compétences techniques
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (Word et Excel),
- Maîtriser les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Connaître les circuits et procédures administratives,
- Connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu,
- Posséder des notions d'organisation et de gestion du temps,
- Organiser l'agenda et prendre des RDV en fonction des priorités,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels, avec précision et rapidité,
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Gérer différents plannings.

Autres compétences
- Faire preuve d'initiative, d'autonomie de curiosité et d'ouverture d'esprit,
- Capacité à travailler avec différents types d'acteurs,
- Être réactif, organisé et à l'aise en communication interne et externe,
- Obligations impératives de réserves et de discrétion,
- Disponibilité en fonction des nécessités du service,
- Appliquer des procédures internes,
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne,
- Respecter les délais,
- Avoir des qualités relationnelles,
- Sens de l'écoute,
- Sens du service public.
Adresser CV, lettre manuscrite, évaluations professionnelles des deux dernières années
avant le 08 octobre 2023

Horaires : 37H Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération indiciaire + régime indemnitaire