UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF MOA (H/F)

Le COS est une association nationale engagée dans le secteur social, médico-social et sanitaire - 2 200 salariés et 47 établissements et services.

La Fondation COS Alexandre GLASBERG reconnue d'utilité publique est engagée dans les secteurs sanitaire, médico-social et social, et accompagne des personnes âgées, des personnes en situation de handicap, des demandeurs d'asile et des personnes en grande précarité sociale - 3 200 salariés, 80 établissements et services - recrute pour son siège situé à Paris 75003.

Sous l'autorité du Responsable du Patrimoine et au sein d'une organisation décentralisée et rattaché au Pôle Maitrise d'Ouvrage, Maintenance et Sécurité Incendie, vous assistez les 2 responsables dans leurs activités quotidiennes. Vous aurez particulièrement en charge :

Missions :
- La rédaction et mise en forme de courriers.
- La préparation et la mise en forme des dossiers d'appels d'offres et de marchés de travaux pour la partie administrative.
- Le suivi administratif des dossiers Dommages-Ouvrage.
- La gestion des relations administratives avec les Maitrises d'?uvre, Bureaux de Contrôle, Coordinateurs SPS et autres prestataires intellectuels
- La préparation des pièces marchés et suivi administratif des opérations.
- La gestion administrative du suivi financier pour les opérations d'importance en lien avec le service Financier de la Fondation,
- La vérification et la fiabilisation des informations contenues dans la base de données de la Fondation (ANTILOPE, base documentaire, ).
- L'intégration des données collectées dans le système d'information.
- L'élaboration et la gestion administrative et numérique des dossiers confiés aux services patrimoine et maintenance.
- Le classement et l'archivage de documents. Le recueil, le tri, l'organisation et l'exploitation des informations confiées.
- La mise à jour des données techniques dans le logiciel métier (ANTILOPE, base documentaire Fondation, Décret Tertiaire).
- La participation aux réunions de service et à ce titre rédiger les comptes rendus.
- Diverses tâches administratives en fonction des besoins du service patrimoine et développement.

Profil et compétences recherchés :
- Diplômé(e) d'une formation supérieure BAC+2, vous avez acquis une véritable expertise au cours de votre expérience professionnelle idéalement auprès de MOA
- Connaître les règles applicables à son domaine d'activités (vocabulaire technique).
- Vous êtes autonome, rigoureux, volontaire, méthodique et vous êtes force de propositions,
- Vous avez le sens de la planification,
- Savoir-faire dans la gestion et le suivi multi dossiers et multi sites
- Maitrise des outils bureautiques,
- Valeurs humaines et sens de l'éthique,
- Sens de la loyauté, de la discrétion et de la confidentialité,
- Vous êtes doté de bonnes aptitudes rédactionnelles et relationnelles.

Conditions
- Salaire selon la CCN51
- Poste à pourvoir dès que possible
- Déplacements à prévoir au niveau national
- Possibilité de télétravailler
- Mutuelle et tickets restaurant

Merci d'envoyer votre candidature (lettre de motivation manuscrite + CV) à : à l'attention de la Directrice Générale Adjointe - 88/90 Boulevard Sébastopol, 75003 Paris ou par mail: accueil@fondationcos.org
Visitez notre site : www.fondationcos.org

Horaires : 37H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon expérience