Technicien de gestion administrative à la DD EUt+ (H/F)

La recherche, la formation et le transfert de technologie sont les trois missions de l'UTT. Etablissement public créé à Troyes en 1994, l'UTT est aujourd'hui hui parmi les 10 écoles d ingénieurs les plus importantes en France. Elle forme 2600 étudiants chaque année, de post-bac à bac+5 et bac+8.
L'UTT est 4e école-post-bac et 24e dans le classement global des 100 meilleures écoles d'ingénieurs, publié le 13 mars 2014 par le magazine L'Usine Nouvelle.

L'UTT a mis en place, une Direction déléguée à l'Université de technologie européenne, pour développer et coordonner sa participation à l'Université de technologie européenne.
La direction déléguée a pour objectif de :
- Conserver une place de partenaire moteur et essentiel du développement de l'EUt+
- Piloter la participation de l'UTT au projet EUt+
- Développer la participation de l'UTT aux appels à projets européens

Missions de l'assistant :
Directement placé sous l'autorité du directeur délégué, l'assistant participe au pilotage administratif (finances, suivies des feuilles de temps, suivis de documents ) et contribue aux activités générales (organisation d'événements, minutes de réunion, etc) et au bon fonctionnement et de la direction déléguée. Il contribue à la gestion du projet et à la traçabilité et la diffusion d'informations.

Activités principales :
- Suivre les dossiers administratifs et financiers de la direction déléguée à l'Université de technologie européenne, dont assurer le suivi des dépenses sur les contrats finançant l'EUt+
- Opérer les commandes de la Direction déléguée et des projets qu'elle coordonne
- Assurer la préparation, le suivi administratif et organisationnel des missions et des invitations
- Collecter les feuilles de temps (timesheets), assurer leur suivi et intégrer les données
- Accompagner l'organisation de réunions, éventuellement en effectuer la prise de notes et établir les comptes rendus
- Accompagner éventuellement la constitution des rapports et déclarations administratives, internes à l'établissement, en rapport avec les partenaires et pour les bailleurs de fonds
- Assurer le soutien logistique à tout niveau (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction déléguée et des manifestations associées (conférences, réunions, séminaires )
- Gérer les agendas et contrôler les échéances
- Assurer l'accueil physique des visiteurs internes et externes ainsi que l'accueil téléphonique
- Participer au classement et l'archivage des dossiers (physiques et/ou électroniques)
- Effectuer toute autre activité quotidienne nécessaire au fonctionnement ou au développement de la Direction déléguée, quand nécessaire en interaction avec les autres services de l'UTT
o L'EUt+ étant en développement, ces activités sont amenées à évoluer
o Les nouvelles missions à venir sont une composante de cette fiche de poste
o se former, s'autoformer et prendre des initiatives (sous le contrôle et la responsabilité du directeur délégué) sont des composantes de cette fiche de poste.

Compétences :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance générale de la gestion financière et comptable
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication
- Langue anglaise : niveau B1 bienvenu

- Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Appliquer les règles de gestion financières dans un établissement public, assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Rendre compte
- Mettre en ?uvre des procédures et des règles différentes selon les bailleurs (relatives à la gestion financière, rapports et retour de tout type de justificatif, suivi des échéances )
- Travailler en équipe
- Maîtriser les outils bureautiques courants et des systèmes de partage de fichiers ou de travail collaboratif
- Évoluer dans un processus de démarche qualité

- Sens de la confidentialité et sens relationnel
- Grande rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers administratifs et financiers
- Bonne capacité d'organisation et d'adaptation
- Réactivité
- Capacité à accompagner d'autres personnels pouvant être amenés à travailler dans l'urgence

Profil complet : https://www.utt.fr/carrieres-emplois/poste-administratif-ou-technique/h-f-assistant-a-la-direction-deleguee-a-luniversite-de-technologie-europeenne

Horaires : 38H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Exigé
• Gestion budgétaire - Exigé
• Normes rédactionnelles - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Exigé
• Techniques de prise de notes - Exigé
• Élaborer des tableaux de bord - Exigé
• Réaliser une recherche documentaire - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1950,00 Euros sur 12 mois