Spécialiste administratif/ve (H/F)

Au sein d'une équipe impliquée et en pleine expansion, ce poste de Spécialiste Administratif/ve vient en soutien des départements opérationnels de l'entreprise sur plusieurs procédures administratives au c?ur de notre offre de services en accompagnement de la mobilité géographique des salariés:

1. Mise en place et gestion des procédures administratives, en particulier: les enregistrements CPAM, fiscaux, déclarations de détachements, apostilles et légalisations:

- Recevoir et initialiser par écrit avec le client et le collaborateur chaque nouvelle mission avec rappel des étapes à suivre, dans le respect des indicateurs de performance clés spécifiques du client ;
- Collecter les documents, saisir et suivre les dossiers papier et informatique, préparer les formulaires, constituer et déposer, par voir informatique ou postale les dossiers auprès de l'Administration compétente ;
- Assurer une communication de qualité entre tous les interlocuteurs (collaborateurs, client entreprise, administrations, intermédiaires, personnes concernées en interne) ;
- Être garant du respect des procédures internes, des délais et des indicateurs de performance clés spécifiques à chaque client ;
- En particulier, respecter avec rigueur les contraintes calendaires ;
- Coordonner la facturation des sous-traitants (traducteurs, etc.) et du client final en lien avec la Responsable Administrative et Financière ;

2.2. Participer au développement de l'entreprise à travers :

Un partage de l'information:
- Entretenir les outils nécessaires pour assurer la fluidité des échanges d'informations au sein du département, à la demande du responsable (tableau de suivi des dossiers, extranet ) ;
- Mettre à jour la base de connaissance des procédures relevant de son champ de compétences ;
- Rendre l'information accessible aux personnes concernées (partage des dossiers) ainsi qu'à la Direction ;
- Informer la Direction de tout événement ou incident, des nouvelles missions et des projets particuliers des clients ;
- Participer aux réunions des départements immigration, relocation et gestion d'expatriation et à toute autre réunion à la demande de la Direction.

Une implication dans les processus qualité de l'entreprise :
- Participer à l'amélioration continue des processus entreprise et de la qualité des services relevant de son champ de compétences.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1850,00 Euros à 1950,00 Euros sur 12 mois