Secrétariat et gestion du personnel enseignant (H/F)

Créée en 1969, l Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est une université pluridisciplinaire avec santé implantée dans 6 villes de la région Hauts-de-France (Amiens, Saint-Quentin, Laon, Soissons-Cuffies, Beauvais et Laon) et accueillant près de 32 000 étudiants. Forte de ses 11 UFR, de ses 6 instituts (dont 3 IUT) et de l Institut National Supérieur du Professorat et de
l Éducation (INSPÉ) de l académie d Amiens, de 36 unités de recherche, de 2 écoles doctorales

Mission et Activités essentielles

Le poste à pourvoir nécessite d'être autonome afin d'organiser et suivre différentes tâches, d'être polyvalent(e) dans le but d'assurer des tâches d'accueil des usagers et de secrétariat administratif.

Gestion des personnels enseignants de l'UFR STAPS : Suivi des dossiers (carrière, heures complémentaires, décharge )
Suivi, gestion et mise en paiement des heures complémentaires (et REH).
Organisation des commissions de recrutement (COS, AD-HOC ATER)
Gestion des enseignants vacataires
Suivi des dossiers vacataires, transmission des informations à leurs destinataires, mais aussi vers la DRH ; Gestion des heures et du paiement des vacations
Gestion des conventions STAPS : Suivi des conventions (locaux sportifs, créneaux d'utilisation )
Secrétariat ; réception et transmission des informations

Compétences requises :

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

- Bonnes connaissances administratives
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Maîtrise de la langue française écrite et orale
- Savoir hiérarchiser et classer des documents

Savoirs faire opérationnels/techniques :

Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Internet et le logiciel métier OSE (formation en interne).

Savoir-être :

- Discrétion et confidentialité pour assurer le secret professionnel
- Disponibilité dans les périodes les plus chargées,
- Savoir communiquer rapidement et efficacement
- Être organisé, faire preuve de rigueur
- Convivialité et esprit de travail en équipe

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1801,74 Euros sur 12 mois