Secrétaire

Activités du poste

- l'organisation et la documentation des réunions, rendez-vous et déplacements ;
- la gestion du planning et le tri des correspondances ;
- l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires ;
- la rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes, DOE) et des tâches bureautiques (frappe de courrier) ;
- la préparation, l'archivage et le suivi de dossiers administratifs ;
- la réalisation du suivi comptable et financier (préparation du bilan comptable) ;
- la gestion administrative des contrats et du personnel (relever les heures des techniciens)

Savoir gérer les urgences

Spécificités et conditions d'exercice du poste:

Cycle de travail:
- 37.5h par semaine (8h-12h puis 14h-17h30)
- Travail en semaine (du Lundi au Vendredi)

Vous serez amené(e) à vous rendre chez le comptable, une fois par mois et ponctuellement,aller chercher du matériel, aller à la poste, etc....

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Connaissance du domaine du BTP - Souhaité
• Connaissance en comptabilité - Exigé
• Maîtrisedu pack office (EXCEL, WORD, OUTLOOK) - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 12,00 Euros à 14,00 Euros