Secrétaire

Missions intérim est une agence d'emploi qui propose des services en ressources humaines et qui se positionne comme un acteur local sur la région Occitanie. Notre enseigne réunit à ce jour les agences de Pézénas, Montpellier, Béziers et Labège (31). Nous recrutons les compétences qui pourront demain intégrer les équipes de nos entreprises partenaires en intérim / CDD / CDI.

Entreprise spécialisée dans les travaux public.

Vos missions :

- Accueil physique et téléphonique, tenue du standard, filtrage et diffusion des appels ;
- Gestion du courrier et des mails (réception, diffusion et rédaction) ;
- Suivi des aptitudes médicales : demande de RDV, réception convocation, établissement et envoi salarié compris copie par mail auprès des responsables ;
- Réalisation de diverses tâches de secrétariat comme la préparation page de garde des dossiers d'appel d'offres (sommaire, assemblage de toutes les pièces informatiques, impression et envoi);
- Gestion du matériel : réception des demandes de réparation ;
- Gestion des stocks de fournitures et EPI ;
- Gestion des contrats concernant les sous-traitants + fournisseurs intervenants pour travaux de maintenance/aménagements divers ;
- Enregistrement des nouvelles affaires dans PROCHANTIER + création des classeurs suivis marchés ;
- Prise en charge de la gestion des relevés d'heures du personnel (absence, maladie, AT, congés) et relance des pointages manquants ;
- Gestion du personnel intérimaires : vérification, création et saisie des documents obligatoires à avoir.

Possibilité de faire 39h par semaine.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros à 12,50 Euros