Secrétaire

Gerinter est à votre écoute dans le Grand Ouest depuis plus de 40 ans : 15 agences spécialistes du recrutement dans tous les secteurs d'activité. Notre gamme de prestations nous permet de répondre au mieux à votre besoin : Intérim, CDD, CDI, formations.

En rejoignant notre groupe, bénéficiez de nombreux avantages*: aide aux logements, offre vacances, parrainage, etc.

Du lundi au vendredi, de 8h00 à 12h30 et de 14H00 à 18h30.

* Sous conditions

LES MISSIONS PRINCIPALES :
Accueil physique client Accueil téléphonique
Prise de RDV pour les chargés d'affaires
Traitements des mails de l'adresse mail principale
Distribution du courrier
Relance des devis du technicien chantier
Facturation et situations (avec Envoi des PV de réception et notices d'entretien avec factures)
Suivi du tableau de suivi facturation clients (gestion des RG, acomptes.,.) Suivi et relance pour récupération des attestations TVA
Mise à jour hebdomadaire de l'état de facturation sur le tableau des affaires
Enregistrement des chèques à encaisser
Etablissement, transmission journal de ventes à la compta tous les mois Suivi de la balance âgée et relance des retards de paiement
Archivage et suivi du tableau d'archive
Contact avec les agences d'intérim (recherche, communication des heures et des prolongations ou arrêts)
Enregistrement des clients dans Outlook au moment de la commande Rédaction appels d'offres publiques

MISSIONS SECONDAIRES OU PONCTUELLES :
Devis négoce, demandes de prix et conseils auprès du fournisseur concerné Commande négoce
Aide à la saisie de devis en cas de suractivité
Tableau de suivi des SAV et relances (pour la réunion planning) Contrats de sous-traitance
Gestion hébergement, déplacements pour les chantiers extérieurs Suivi et commande fournitures de bureaux et hygiène
Inventaire des fournitures de bureau 1 fois par an
Saisie quantitatif inventaire atelier et fourgons 1 / an
Etablissement des arrêts de travail
Transmission des arrêts de travail et prolongations à HBS
Prise de rendez-vous avec la médecine du travail pour les visites de reprise, nouvelles embauche...
Rédaction de courriers
Affichage des notes de service et plannings hebdomadaires Information orale de ces notes auprès de chaque employé
Contact avec la SMABTP pour les sinistres (bris de glace, courriers constats ou expertise)
Suivi du site internet. Contact principal avec le concepteur du site

LOGICIELS :
Outlook, Prodevis, Quadra compta (en fin de vie - remplacé par Prodevis), Word, Excel

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération A définir selon le profil