Secrétaire universitaire (H/F)

L'université de Tours recrute au sein de la Faculté de médecine, un.e secrétaire universitaire. Le poste est au Service hospitalier de psychiatrie (80 % - bureau CPU Saint Cyr/Loire) et à l'Unité de recherche SFR FED 4226 « neuroimagerie fonctionnelle » (20 % -Bureau Bretonneau).

Activités :

Service hospitalier de psychiatrie :
- Accueil et encadrement des étudiants en Médecine de 2e à la 5e année.
- Préparation, organisation et gestion des plannings de cours : mise en place du planning des enseignants, suivi des gardes, gestion des DU, DIU, DES, DESC.
- Lancement des cours en visio
- Préparation, organisation et gestion des plannings des examens : collecte des sujets auprès des enseignants, suivi du respect des calendriers établis par la commission des examens et le service de scolarité de la faculté de médecine, convocation des surveillants.
- Organisation de congrès : établissement du budget prévisionnel, recherche de partenaires financiers, organisation logistique (réservation de salles, matériel, repas pour les congressistes ), gestion des intervenants extérieurs (transport, hébergement), suivi des inscriptions.
Gestion financière : édition d'ordres de mission et de commandes sur SIFAC.
Elaboration de powerpoint, diagrammes.
Unité de recherche SFR FED 4226 « neuroimagerie fonctionnelle » :
- Organisation d'appels d'offre, de journées scientifiques, organisation des réunions de Comité de Direction, du Groupe Communication, du Comité d'Evaluation, quelquefois en visioconférence.
- Rédaction des comptes rendus.
- Gestion des listes de diffusion.
- Gestion du budget et des commandes, classement et gestion des dossiers, actualisation du site web, gestion de la Lettre Info

Horaires : 37H50 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Smic