Secrétaire principale monde anglophone (H/F)

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales.
L'UFR Langues, littératures, civilisations et sociétés étrangères (LLCSE) couvre une très large gamme d'aires linguistiques et culturelles, allant de l'anglais au sanskrit, avec néanmoins un fort ancrage sur l'Europe. Ses sept départements d'études offrent des formations pluridisciplinaires fortement diversifiées, les unes, plus classiques, ouvertes sur les carrières de l'enseignement et de la recherche, les autres orientées vers les métiers du secteur tertiaire.
Le poste proposé est localisé au sein du département du Monde Anglophone. Le département du Monde anglophone compte 2400 étudiants, 80 enseignants titulaires, 80 vacataires enseignants.
Le ou la secrétaire pédagogique principal.e assure à la fois l'encadrement de l'équipe du secrétariat, l'assistance technique et logistique au sein du département et la réalisation d'actes administratifs, dans le respect des règles et des procédures en vigueur au sein de l'UFR et de l'établissement.
Le ou la secrétaire pédagogique principal(e) est amené(e) à vérifier la conformité des opérations, à accueillir et informer les personnels et les usagers; à organiser et à alimenter des bases de données, à gérer des aspects logistiques (locaux, matériels, fournitures, etc.); à répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
Missions:
Le ou la secrétaire pédagogique principal.e est placé.e sous l'autorité hiérarchique de la RAC de l'UFR et l'autorité fonctionnelle du/de la directeur ou directrice du département avec qui elle collabore étroitement.
Il/Elle travaille également en collaboration avec le RAC adjoint chargé d'assurer la coordination des opérations collectives de scolarité pour l'ensemble de l'UFR.
Il/Elle encadre hiérarchiquement une équipe de 5 personnes dont elle assure la gestion des formations et des congés, et la conduite des entretiens annuels.
Encadrer l'équipe du secrétariat pédagogique du département
Activités principales:
- Superviser les opérations liées à la scolarité et à la gestion pédagogique des étudiants :
- Organiser les plannings et la mise en place des emplois du temps en lien avec la direction et les enseignants,
- Contribuer à l'organisation de l'offre de formation du département
- Assurer le secrétariat du département
- Contribuer au suivi administratif des services des enseignants
- Participer à l'organisation du département : participation à des groupes de travail thématiques, sollicitations en vue des recrutements, des entretiens professionnels,
- Assurer l'interface entre le département, la direction et les pôles de l'UFR et les services généraux et centraux.
D'autres missions pourront lui être confiées eu égards les nécessités de service au sein de l'UFR.

Horaires : 38H55 Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Connaître le fonctionnement de l¿université - Souhaité
• Maîtriser l'offre de formation du département - Souhaité
• connaissance logiciel apogée - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération grille salaire CAT B