Secrétaire polyvalent / polyvalente

La clinique MIDI GASCOGNE accueille depuis plus de 40 ans des patients afin de leur proposer des séjours de rééducation cardiaque et de prévention de ces risques. Idéalement située entre Toulouse, Montauban, Auch et Agen, la clinique offre un cadre paisible et verdoyant, idéal pour accompagner l'amélioration de l'état de santé de ses patients et favoriser leur retour à l'autonomie. Nous sommes situés à Beaumont de Lomagne.
Notre souhait est que tous les professionnels soient impliqués et que les patients, bénéficiant d'un séjour, y trouvent le plus grand profit. Nos valeurs sont incarnées par nos équipes : Humanité, Bienveillance et Exigence. Elles constituent l'ADN de notre établissement. Nous n'avons de cesse de maintenir un haut niveau d'exigence pour assurer une qualité de soins et de services efficace et sûre.
Vous êtes à la recherche d'un emploi administratif ?
Rejoignez notre équipe ! Vous serez amené à intervenir sur 2 postes : l'économat et l'accueil à temps partiel : 31,50 h par semaine. Travail un samedi sur deux.
Vos missions, en tant que secrétaire polyvalente :

1- Evaluer les besoins en denrées alimentaires, produits d'entretien, vaisselle et matériel de nettoyage. Approvisionner l'établissement
A partir des menus élaborés par l'économe, et du calcul des effectifs attendus, évaluer les besoins en denrées, produits d'entretien et matériel de nettoyage.
Procéder aux consultations des différents fournisseurs, procéder aux démarches d'achat. En collaboration avec le personnel d'entretien et de cuisine, réceptionner les livraisons et organiser le stockage. Vérification des livraisons : frais, surgelés, secs, entretien.
Contrôle des chambres froides négatives.
Déclencher les opérations de paiement.

2- Assurer la réalisation des tâches administratives liées à l'accueil, l'hébergement et la sortie des patients.
Assurer la permanence au standard en répondant aux différents appels, gérer les demandes des patients, gérer les différentes prestations proposées aux patients (téléphone, télévisions, revues, boissons, etc.)
Facturer et encaisser auprès des patients les différentes prestations consommées durant le séjour. Réaliser les opérations administratives lors de l'accueil de nouveaux malades

Vous êtes capable de vous adapter rapidement, vous faites preuve de rigueur dans les consignes données et vous avez un sens aigu de l'organisation et de la priorisation. Vous êtes consciencieux (se) tout en étant discret(e). Nous serons heureux de vous intégrer et vous former.
FORMATION ADMINISTRATIVE BAC + 2 INDISPENSABLE.

Horaires : 31H50 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Modalités d'accueil - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Exigé
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 14,90 Euros à 15,50 Euros