Secrétaire polyvalent / polyvalente

Dans le cadre d'un contrat d'apprentissage, vous alternerez les périodes en centre de formation et les périodes en entreprise. Vous validerez un bac pro secrétariat. Vous travaillerez au contact de personnes porteuses de handicap.

Votre mission :
Le secrétariat de direction assiste l'équipe de direction dans l'ensemble des tâches administratives de l'établissement et réalise le montage des dossiers d'aides sociales et de renouvellement MDPH afin de permettre la facturation des frais de séjour.

Les résultats attendus :
- l'alerte de la direction sur les informations à prendre en compte dans la gestion de l'établissement,
- le respect des délais
- la coordination et la fiabilité des tâches administratives
- la gestion et la diffusion des informations auprès des interlocuteurs concernées dans le respect des règles de confidentialité et des délais
- la collaboration avec les services administratifs du pôle
- la formalisation et la traçabilité des actions menées
- la prévention de la maltraitance et la promotion de la bientraitance

Vos domaines d'activité :
- secrétariat courant : courrier, accueil physique, gestion des appels et des rendez-vous
- réalisation des tâches liées aux montages des dossiers MDPH et aides sociales
- gestion des dossiers stagiaires résidents
- suivi de l'actualité des services pour facturation par le pôle
- organisation des conseil de vie sociale
- diffusion et classement des informations à destination du personnel de l'établissement
- suivi des visites médicales, du registre des accidents bénins
- constitution et mise à jour des dossiers des usagers (papier et informatique)
- communication de l'information au sein de l'établissement
- participation à des réunions et réalisation de compte-rendu
- participation à l'organisation des événements et réceptions institutionnels...

Vous aurez la possibilité de prendre le repas sur place à tarif préférentiel.
Possibilité de prime de transport.

Travail du lundi au vendredi

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

CAP, BEP et équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération % du smic en fonction de l'âge