Secrétaire polyvalent(e) (H/F)

L'UNLI (Union Nationale des Locataires Indépendants) est une association créée en 1994 qui rassemble des associations pour informer les locataires sur leurs droits et devoirs, les défendre et les représenter. L'UNLI est agréée association de défense des consommateurs dans plusieurs départements.

POSITIONNEMENT DU POSTE
Liaison hiérarchique : le Président national.
Liaison fonctionnelle : le Chargé de mission.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :
1. Assurer une fonction d'accueil et d'information des locataires :
Accueillir (physiquement, téléphoniquement et électroniquement) et conseiller les locataires ;
Suivre les dossiers des locataires ;
Préparer et suivre les correspondances avec les bailleurs concernant les dossiers des locataires.
2. Assurer le secrétariat de l'union nationale :
Assurer les relations (téléphoniques et électroniques) ainsi que l'accueil des bureaux ;
Prises de notes et rédaction de comptes-rendus ;
Gestion de l'agenda du Président national, organiser les rendez-vous ;
Reproduire les documents divers ;
Soutien au travail quotidien du Président national et du chargé de mission ;
Préparer les commandes de matériels destinées aux associations affiliées.
3. Organiser et suivre les actions événementielles de l'association :
Organisation des évènements de l'association ;
Tenue des stands lors des fêtes locales ou forum des associations.
4. Assurer le suivi comptable de l'union nationale et de ses affiliées :
Réception et enregistrement des pièces comptables ;
Tenue de la comptabilité en relation avec la trésorière nationale ;
Préparation et suivi des demandes de subventions ;
Rédaction du bilan financier annuelle.
5. Et, plus globalement toute mission nécessaire à l'activité de l'union nationale.

SAVOIR-FAIRE REQUIS :
Utiliser les outils informatiques ;
Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes ;
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
Renseigner les interlocuteurs ;
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés ;
Élaborer, adapter et optimiser le planning des rendez-vous du Président national ;
Organiser et prioriser les activités de secrétariat ;
Travailler en équipe.

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES :
Le Président national et le chargé de mission ;
Les associations affiliées ;
Les locataires et adhérents ;
Les institutions, bailleurs et partenaires.

CONNAISSANCES REQUISES :
Connaissance générale du monde du logement dont la réglementation relative aux locataires ;
Maitrise des outils informatiques de bureautique (traitement de texte (Word), tableur (Excel), PowerPoint, Outlook) ;
Techniques de secrétariat, de comptabilité et d'accueil physique et téléphonique.
Comptabilité.

COMPORTEMENT :
Rigueur, méthode, sens de l'organisation et de l'anticipation et de la gestion du temps ;
Dynamisme et efficacité ;
Disponibilité ;
Qualités relationnelles, sens de l'accueil et de la représentation de l'association ;
Discrétion absolue ;
Goût du travail au sein d'une petite équipe ;
Polyvalence.
Dans le cadre de sa mission, il/elle participe à la vie de l'union nationale, est force de proposition pour tout axe de progrès et met en application systématique les règles et procédures en vigueur.

CONDITION DE L'EMPLOI PROPOSÉ :
Type d'emploi : Contrat à temps plein (35 heures hebdomadaires) et à durée indéterminée avec période d'essai de deux mois renouvelables ;
Démarrage : à partir du 1er septembre 2023 ;
Lieu : Le Plessis-Robinson (Hauts-de-Seine) avec déplacements ponctuels ;
Formation souhaitée : Bac +2 - Baccalauréat minimum.
Salaire brut mensuel : entre 1750 ? et 1900 ?

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Langues

Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1750,00 Euros à 1900,00 Euros sur 12 mois