Secrétaire Polyvalent(e) bâtiment (H/F)

Objectifs du poste
Le/la secrétaire polyvalent(e) exécute les tâches qui lui sont confiées par sa hiérarchie. Il/elle assure l'interface entre le client et l'entreprise et assure le support administratif du service auquel il/elle est rattaché(e).
Activités :
o Accueillir les clients et répondre à leurs demandes,
o Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants),
o Réceptionner et transmettre les e-mails et les messages vocaux,
o Gérer l'agenda et les plannings des techniciens, prendre les rendez-vous des interventions ponctuelles et des entretiens périodiques.
o Traiter les retours d'intervention
o Procéder à la facturation des interventions
o Trier et organiser le classement de documents et dossiers.
o Etablir les contrats d'entretien en lien avec sa hiérarchie
o Transmettre les réclamations clients à son supérieur hiérarchique et s'assurer qu'une réponse soit apportée à chaque demande
o Respecter les procédures et l'application des consignes dictées par la Direction
Les compétences :
o Connaître et maîtriser l'informatique
o Savoir prendre des notes,
o Maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale,
o Etre capable de rédiger,
o Savoir hiérarchiser et classer des documents,
o Savoir communiquer rapidement et efficacement,
o Savoir réaliser les contrats d'entretien
Les compétences transverses :
o Veiller à l'ordre et la propreté des locaux (cartons dans les couloirs, propreté des bureaux, etc )
Les qualités :
Organisé(e) et méthodique, vous savez gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de vos différents interlocuteurs.
Vos qualités humaines, votre discrétion, votre sens de l'anticipation, votre faculté à gérer les relations, le stress et les situations d'urgence font de vous un(e) collaborateur(trice) recherché(e).

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Règles d'affranchissement du courrier - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Réaliser des opérations comptables - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros sur 12 mois