Secrétaire pédagogique Service scolarité IUT de Vélizy (H/F)

Créée en 1991, l'UVSQ est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au c?ur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre fondateur de l'Université Paris-Saclay.

L'assistante de départements assure une véritable interface entre les enseignants, les étudiants, les entreprises et le Centre de Formation par Apprentissage. Elle a un rôle de référent pour tous les acteurs des formations. Essentielle dans le bon fonctionnement des départements et la continuité des enseignements, l'assistante est polyvalente car elle occupe des fonctions de secrétaire et de gestionnaire de scolarité. Elle participe au développement des activités pédagogiques et à la mise en place des projets.

Mission 1 / secrétariat de départements
- Accueil physique et téléphonique
- Information et orientation des usagers (candidats, des étudiants, partenaires extérieurs (CFA, Entreprises )) et des personnels
- Elaboration des courriers (convocations, courriers aux étudiants, enseignants, entreprises)
- Soutien à l'organisation des déplacements et des sorties pédagogiques : réservations, transports, inscriptions, demande d'autorisation
- Gestion des heures complémentaires
- Affichage et diffusion de documents divers (emplois du temps, élections )
- Organisations de réunions et participation aux conseils des formations
- Participation aux différents réseaux
- Gestion de la vie des formations en lien avec la Direction (demande d'autorisation de tournage et de manifestation, etc ..)
- Préparation des missions des enseignants : réservations transport/hébergement, inscriptions, demandes d'ordre de mission.
- Préparation et suivi des commandes (Demande de devis, demandes de création de fournisseurs, demandes d'achat, vérification livraisons)

Mission 2 / Gestion administrative et pédagogique de la scolarité (BUT classique - alternance et LP)
- Organisation des entretiens de recrutement, saisie du classement des étudiants sur l'application nationale « Parcoursup » et E-candidat
- Inscriptions et réinscriptions et mise à jour des données des étudiants sur les logiciels de gestion de l'établissement APOGEE et du CFA (YPAREO)
- Réalisation de bases de données étudiants et enseignants
- Paramétrage Scodoc « logiciel de scolarité » spécial BUT (programme de la formation, organisation semestriel, constitution des groupes, affectation enseignants par matière)
- Emplois du temps sur CELCAT (saisie et mise à jour), diffusion des emplois du temps et documents divers (auprès de l'administration de l'IUT, auprès des CFA partenaires ..)
- Suivi de l'assiduité pour la formation en Apprentissage (logiciel CFA)
- Gestion des Conventions de stage et des rapports de stage
- Préparation matérielle des examens : anonymat, collecte des sujets auprès des enseignants et préparation de la salle d'examen
- Saisie et diffusion des notes et bulletins sur Scodoc et Apogée
- Préparation des commissions de jury (tableau préparatoire à la commission et Procès-Verbaux de jury )
- Coordination administrative avec le CFA (Gestion des contrats d'apprentissage élaboration du calendrier annuel, envoi des relevés d'absences aux entreprises )
- Réalisation/Gestion de bases de données (étudiants/enseignants/entreprises)

Mission 3/ Participation aux évènements et à leur organisation :
- Journée Portes Ouvertes (JPO)
- Forum, apprentis-dating,
- Remise des attestations de réussite, des diplômes .
- Evénements des formations
- Participation aux différents réseaux des formations (ACD secrétaires )

Compétences et connaissances requises
- Outils bureautiques (word, excel), messagerie électronique.
- La connaissance des logiciels métiers Apogée, E-candidat, Scodoc, Ypareo, PSAGE, CELCAT serait très appréciée.
- Maitriser le cadre réglementaire et le fonctionnement des EPSCP
- Connaitre et appliquer les procédures en vigueur dans sa structure
- Sens de l'organisation, prise de notes, rendre compte, communication écrite et orale, aisance relationnelle, discrétion, travail en équipe, autonomie, polyvalence, rigueur.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 25930,00 Euros sur 12 mois