Secrétaire pédagogique (H/F)

L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.

L'Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP - HP) est le centre hospitalier universitaire (CHU) d'Île-de-France. Ses missions
sont le soin, la recherche et l'enseignement. A dimension internationale, il est constitué de 38 hôpitaux, organisés en 12 groupes
hospitaliers. Accueillant plus de 7 millions de patients par an, il possède un budget annuel de près de 7,2 milliards d'euros. Plus
d'info sur l'AP-HP : www.aphp.fr

Les instituts de formation comprennent :
- 1 IFSI : promotions de 115 étudiants
- 1 IFAS : promotion de 40 élèves aides-soignants.
Les instituts sont situés dans l'enceinte de l'hôpital Emile ROUX à LIMEIL BREVANNES. Des logements sont accessibles aux
étudiants et élèves en formation : une résidence de 95 chambres est adossée à l'IFSI.
L'IFSI est conventionné avec l'UPEC : Université Paris Est Créteil et Marne La Vallée.

ACTIVITES
Espace Pédagogique
Accueil des personnes : étudiants, intervenants et autre public
- Réception et accueil téléphonique
- Gestion bureautique de l'ensemble des courriels,
- Contribution à l'élaboration des courriers
- Gestion et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants dans SAP Campus
- Gestion de l'enregistrement administratif des Accidents d'Exposition au Sang (AES) des étudiants et élèves en formation
- Gestion des mises en stage, conventions et courriers
- Traitement et mise en forme de documents
- Classement et archivage de documents
- Participation à la surveillance des concours (épreuve écrite) et participation à l'organisation des oraux
- Contribution à la mise en place des instances : ICOGI, Section Pédagogique, Section disciplinaire, Commission
d'attribution des crédits
Participation aux réunions institutionnelles
- Participation au Flash Infos et réunions d'équipe
Espace Gestion
- Contribution et collaboration étroites avec le Directeur, l'adjointe et la secrétaire de direction
- Gestion de logistique et responsabilités d'ouverture et de fermeture de l'IFSI
- Gestion informatique : dossiers des étudiants, bureautique
- Gestion du paiement des intervenants et gestion de l'utilisation des divers logiciels
Management de la qualité :
- Assistante qualité
- Contribution au développement de la démarche qualité et de la certification de la structure
- Participation aux groupes de travail, revues de processus et revue de direction de la structure
QUOTITE DE TRAVAIL
7h36 / jour
HORAIRES DE TRAVAIL
Amplitude de 8h30 à 17h30

COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Bonnes connaissances de grammaire, conjugaison et syntaxe
- Maîtrise dans le cadre du savoir être
- Connaissance de la bureautique
- Juste distance avec les étudiants
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Internet, Messagerie )
- Utilisation de logiciels institutionnels (SAP CAMPUS, HR Access, GESTIME- ECP)
DRH AP-HP - Octobre 2016
PRE-REQUIS
Bonne expression orale et écrite
Expérience conseillée dans le domaine du secrétariat
QUALITES REQUISES
- Sens relationnel développé
- Sens de l'organisation du travail et du travail en équipe
- Capacités à gérer des priorités et à anticiper
- Ponctualité, rigueur, discrétion et sociabilité
- Sens des responsabilités
- Prendre des initiatives adaptées

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Utilisation de SAP Campus - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Mensuel de 2222,00 Euros à 2323,00 Euros sur 12 mois