Secrétaire pédagogique h/f

L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites. 


CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être : 
- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants, 
- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,
- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.

CY Cergy Paris Université s’est engagé dans un processus d’amélioration de sa politique en matière de ressources humaines (démarche Human Resources Strategy for Researchers) et a obtenu le label Excellence in Research. Ce label représente un atout pour :
* Améliorer la qualité de l’emploi, du développement des compétences et de l’environnement de travail des chercheurs (responsabilité sociétale des entreprises, qualité de vie au travail).
* Développer l’attractivité de l’établissement,
* Soutenir une forte ouverture à l’international.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.
 
En janvier 2020, l'Institut des Sciences et Techniques compte 5300 étudiants, 260 enseignants, enseignants-chercheurs et 80 personnels administratifs et techniques, répartis sur 3 sites, Saint-Martin, Neuville et Gennevilliers. Avec 8 départements d'enseignement (Mathématiques, Physique, Chimie, Informatique, Biologie, Géosciences, Génie Civil, Génie Électrique), 1 unité de formation d'anglais, 12 laboratoires de recherche et 4 plateformes technologiques, il propose une offre de formation diversifiée et de qualité s'appuyant sur des équipes de recherche en phase avec l'industrie et les entreprises. Depuis janvier 2020, l'institut des Sciences et Techniques fait désormais partie de la CY Tech, grande école en sciences, ingénierie, économie et gestion qui porte les filières ingénieurs.

La secrétaire pédagogique et de département se voit confier la gestion administrative du département de physique et la gestion pédagogique des formations de master en physique. Les missions sont réalisées en collaboration et en interaction avec la direction du département de physique, les responsables des masters.
 
En faveur du bon déroulement de la formation et tout au long de l’année universitaire, les missions s’articulent autour de :
- l’accueil et l’information des enseignants et des étudiants, y compris les relations avec l’équipe pédagogique et de recherche, les services centraux et transversaux de l’Université,
- la gestion administrative et pédagogique environnant le département et les masters,
- la gestion du calendrier pédagogique selon les spécificités de ces formations.
- Accueillir, renseigner et orienter les étudiants et les enseignants (en présentiel, par courriel et par téléphone)
 
En qualité de secrétaire pédagogique :
- Suivre les dossiers de candidatures des étudiants (sur e-candidat ou campus France) en lien avec le service de la scolarité (inscription administrative)
- Assurer et suivre les inscriptions pédagogiques des étudiants (APOGEE)
- Gérer les emplois du temps, le calendrier et l’organisation des examens (CELCAT)
- Saisir les notes, préparer les jurys de délibérations et diffuser les résultats (APOGEE)
- Suivre l’assiduité des étudiants boursiers en lien avec le service des bourses
- Participer aux évènements institutionnels de l’Institut ou de l’Université (Journées Portes Ouvertes, remise des diplômes, journées d’accueil, …)
- Gérer et suivre les conventions de stage
 
En qualité de secrétaire de département :
- Assister la direction du département de physique sur la gestion administrative, logistique et matérielle inhérente à l'activité du département
- Assurer la gestion administrative des enseignants du département (état des services des enseignants (SAGHE), constitution et suivi des dossiers de vacations) en lien avec les services compétents de la Direction des ressources humaines
- Assurer la gestion et le suivi financier des commandes (de l'établissement du bon de commande jusqu'à la livraison et le contrôle du paiement de la facture) en lien avec les fournisseurs, et gérer le budget (SIFAC)
- Assurer la gestion et le suivi des missions (ordre de missions, réservations pour les déplacements, ...)
 
Profil :

Connaissances (savoir) :
- Connaître l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche, l’organisation des études au sein du système universitaire et des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP)
- Connaître les missions et les priorités de l’Université et de l’Institut des Sciences et Techniques, ainsi que leur organisation
- Connaître les modalités de contrôles des connaissances
- Connaître les principes budgétaires et financiers de la comptabilité publique
 
Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Maîtriser les outils de bureautique, y compris de messagerie et les applications métiers (APOGEE, CELCAT, e-candidat, P Stage, SIFAC, SAGHE, TEAMS)
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les équipes pédagogiques, administratives et de recherche, la direction de l’Institut et les services centraux de l’Université.
 
Conditions de travail :
* Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires
* CDD de 12 mois - 38h35 hebdomadaire
* 52 jours de congés payés par an
* Poste basé à Pontoise à pourvoir dès que possible