Secrétaire pédagogique et de recherche (H/F)

Référence UCA : 2023144C2

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'adjoint-e en gestion administrative sera en temps partagé entre 2 structures :
- Discipline d'enseignement Biochimie, Biologie Moléculaire et Nutrition - UFR de Pharmacie (50%)
- Laboratoire de Recherche MEDIS (50%)
Sa mission consiste à exécuter des actes administratifs, pédagogiques et de gestion courante ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Assurer les missions propres à la Discipline d'enseignement Biochimie, Biologie Moléculaire et Nutrition - UFR de Pharmacie (50%) :
o Aider à l'organisation de l'activité pédagogique : plannings, gestion des budgets pédagogiques (commandes et comptabilité analytique), aide aux supports pédagogiques en particulier concernant les classes inversées ;
o Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes (étudiants, commerciaux) au service ;
o Appui à l'équipe pédagogique SVFp : TP Mycologie, Formation Mycologie, exposition pédagogique
- Assurer les missions propres au Laboratoire de Recherche MEDIS (50%)
o Aider à l'organisation de l'activité de recherche : gestion des budgets recherche (commandes et comptabilité analytique), organisation des déplacements (personnel MEDiS et invités), participer à l'organisation des réunions, séminaires et congrès.
o Participer au Conseil de Service avec prise de notes pour les comptes rendus.
o Interagir avec le site de Theix (MEDiS est localisé sur deux sites distants) pour une coordination des actions.
- Point relais d'informations nécessaires au fonctionnement des services ;
- Réaliser des opérations de gestion courante de l'activité pédagogique/recherche des services : mise en forme et constitution de plannings ;
- Gérer les budgets pédagogiques/recherche des services : mise en forme de commandes, saisie et mise à jour de la comptabilité analytique des budgets pédagogiques/recherche sur Excel ;
- Aider les enseignants-chercheurs et les agents du MEDIS à la mise en forme des supports, en particulier documentaires ou électroniques, nécessaires à l'activité pédagogiques et de recherche ;
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ), les reproduire et les diffuser ;
- Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ;
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
- Classer et archiver des documents.


COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Environnement universitaire et réseaux professionnels permettant la gestion de l'activité pédagogique (scolarité, administration) ;
- Techniques d'élaboration de documents, en particulier sur WORD, EXCELL et POWERPOINT ;
- Techniques d'accueil téléphonique et physique ;
- Culture internet : recherche de documents ;
- Techniques de communication : notions d'anglais.


Compétences opérationnelles :
- Accueillir et prendre des messages ;
- Accueillir les populations concernées, en particulier les étudiants et les enseignants-chercheurs extérieurs au service ;
- Enregistrer et classer les documents ;
- Rédiger des rapports ou des documents ;
- Savoir rendre compte ;
- Travailler en équipe ;
- Utiliser les outils bureautiques.

Compétences comportementales :
- Adaptabilité (poste mutualisé)
- Sens de l'organisation et de l'initiative
- Réactivité et sens relationnel
- Polyvalence

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération INM 361 soit 1777,12€ brut mensuel