Secrétaire pédagogique Enseignement à distance (H/F)

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales.
L'UFR Langues, littératures, civilisations et sociétés étrangères (LLCSE) couvre une très large gamme d'aires linguistiques et culturelles, allant de l'anglais au sanskrit, avec un fort ancrage sur l'Europe. Ses sept départements d'études offrent des formations pluridisciplinaires diversifiées, ouvertes sur les carrières de l'enseignement et de la recherche ou orientées vers les métiers du secteur tertiaire.
Le.La secrétaire pédagogique est placé.e sous l'autorité hiérarchique de la Responsable administrative de composante de l'UFR LLCSE et l'autorité fonctionnelle du-de la directeur-trice du département et du-de la secrétaire principal-e.
Le secrétaire pédagogique de département met en oeuvre les actes de gestion pédagogique et administrative des étudiants et des études des enseignements de son département de rattachement.
Accueil et orientation des étudiants et enseignants :
Accueil physique et téléphonique des étudiants et des enseignants du département.
Gestion du courrier, de la messagerie électronique et des appels téléphoniques.
Assurer la délivrance de documents.
Archivage et classement de documents.
Diffusion de l'information auprès des publics
Participation à l'élaboration de supports d'informations pour l'offre de formation du département
Préparation de courriels, gestion de la messagerie
Saisie de contenus et modifications des pages web du département
Contribuer à l'organisation de l'offre de formation :
Appuyer l'élaboration et la codification des maquettes en lien avec le pôle d'organisation des études.
Gérer l'inscription pédagogique des étudiants :
Gérer les inscriptions pédagogiques : enregistrement informatique, traitement des dérogations, gestion des difficultés, etc.
Gérer les réorientations.
Constituer les groupes.
Assurer la préparation et le suivi de la campagne d'admission :
Suivre et archiver les dossiers de candidatures.
Préparer et assurer le secrétariat des commissions d'admission.
Communication des décisions.
Gérer les résultats :
Gestion des notes : collecte des résultats, saisie de note, création de relevés de notes et procès-verbaux sur APOGEE.
Editer les bordereaux de remises de notes.
Lancer les calculs de notes et de résultats.
Préparer et assurer le secrétariat des jurys.
Vérifier les PV de résultats et saisir les points de jury.
Editer les relevés de notes, gérer les réclamations et demandes de consultations de copies.
Organiser les plannings et la mise en place des emplois du temps :
Faire l'interface entre le département, et le service planning.
Saisie des emplois du temps dans ADE planning.
Assurer la gestion administrative du département :
Collaborer étroitement avec la direction du département.
Préparer les documents et participer aux réunions.
Etablir le calendrier de l'année pour le département.
Missions spécifiques à l'enseignement à distance
- Gestion des paiements (logiciel APE)
- Suivi administratif des dossiers de demandes remboursements avec les services supports
- portefeuille de formations rattachées au département du Monde anglophone

Horaires : 38H55 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Connaitre la réglementation de l'enseignement sup - Souhaité
• Connaitre le fonctionnement de l¿université - Souhaité
• Connaitre les applications APOGEE, e-web - Souhaité
• Maîtriser l¿offre de formation du département. - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Grille salaire cat C