Secrétaire médical / médicale

Nous recherchons un(e) secrétaire médical(e) pour notre cabinet.

Prise de poste à compter de Septembre 2023.
Horaires : 8h30 à 17h (avec une heure de pause) du Lundi au Vendredi.
Les vacances sont généralement imposées pendant les vacances scolaires.

Vos missions seront les suivantes :

- Secrétariat :
- Créer les dossiers des nouveaux patients et les mettre à jour
- Tenir le cahier de communication (avec les dentistes et leurs assistantes)
- Gérer le téléphone :

# Réception des appels téléphoniques :
- Prise de RDV
- Diagnostic téléphonique de l'urgence
- Confirmation / Changement de RDV
- Demande de Renseignements
- Appels de confrères

# Emission d'appels téléphoniques :
- Appel pour RDV manqués
- Confirmation de RDV
- Modification de RDV
- Appel prothésiste
- Appel Patients pour prendre des nouvelles suite à un acte délicat
- Etc.

- Gérer la base documentaire :
- Rédiger courriers Patients - Confrères
- Remettre de la documentation aux patients (historique médical et dentaire, fiches d'information, etc.)
- Créer de nouveaux documents

- Gestion du stock :
- Faire l'inventaire des produits et fournitures
- Étudier et Comparer les prix
- Faire les bons de commande et passer les commandes
- Réceptionner les commandes
- Valider cohérence bon de commande / bon de livraison
- Ranger les produits et fournitures

- Gestion de l'agenda :
- Créer et mettre à jour le carnet de rendez-vous
- Prendre les RDV (à l'accueil ou au téléphone)
- Modifier les RDV
- Planifier des réunions (tous les 2 mois, avec toute l'équipe)

- Règlements - télétransmission :
- Imprimer des feuilles de soins
- Gérer le Télétransmission
- Gérer les tiers payant (CMU ou complémentaire)
- Encaisser les différents règlements (soins, acomptes)
- Gérer les impayés (relance téléphonique + écrite)

- Comptabilité :
- Gérer la comptabilité du Dr Montoux-Planquais et du Dr Bonnet, de la SCM OREKA et la SCI Esneko Hortza
- Régler les factures
- Classer les factures
- Remplir les bordereaux de banque
- Déposer les chèques à la banque (remise de chèque)

- Animation du cabinet :
- Acheter des journaux tous les 15 jours
- Proposer des idées d'animations de la salle d'attente (concours de dessin, Halloween )
- Veiller à l'entretien de l'accueil + salle d'attente + toilettes durant la journée de travail

- Cohésion d'équipe :
- Etre responsable des réunions :
o Planifier les réunions tous les 2 mois (30 minutes)
o Classer les compte-rendus de réunion

- Participer aux Réunions d'équipe

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Actualiser le dossier médical du patient - Souhaité
• Accueillir, orienter et renseigner un patient - Souhaité
• Renseigner des documents médico-administratifs - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros sur 12 mois