SECRETAIRE MEDICAL/MEDICALE (H/F)

L'association Départementale des PEP GUYANE est une association laïque, crée en Guyane le 29 juin 1971.
Elle a pour but d'apporter dans une démarche globale, des réponses adaptées aux besoins évolutifs d'enfants, d'élèves, de jeunes et le cas échéant d'adultes, dans le domaine de l'éducation et des loisirs.
Elle souhaite favoriser et compléter l'action de l'enseignement public en contribuant à l'éducation et à la formation.

Positionné au sein d'un établissement médico-social vous participerez à la prise en charge des usagers et à l'évolution des procédures;

Vos missions principales seront les suivantes:

- Pôle communication : accueillir les usagers, assurer l'accueil téléphonique, assurer la saisie des comptes rendus de consultation, produire des documents et assurer une assistance aux usagers. Rendre compte au chef de service.
- Pôle organisation : gérer le courrier, fixer les rendez-vous des usagers et gérer les plannings de l'équipe pluridisciplinaire, gérer le flux des usagers, organiser les déplacements, gérer les appels ou les situations d'urgence, organiser le travail.
- Pôle gestion : gérer les dossiers médicaux, assurer le suivi des dossiers des usagers pour mieux les renseigner, utiliser les formulaires administratifs.
Missions techniques :
- Accueil physique et téléphonique du public, des partenaires, de toute personne en demande d'informations (inscriptions, renseignements ), et transmission des communications en interne si besoin ou en cas d'absence de la secrétaire médicale des autres établissements ;
- Planification des activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.), gestion des rendez-vous (bilans, rencontre-parents et rencontre admission) ;
- Etablir et mettre en ?uvre les plannings de diagnostic et de suivi des enfants en concertation avec l'équipe pluridisciplinaire ;
- Traitement des courriers et expédition (arrivées, départs) en lien avec les prises en charge des usagers ;
- Tenue à jour du dossier de l'usager : gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ; procéder également à une gestion informatisée des dossiers médicaux des usagers ;
- Saisie des actes pour transmission aux services administratifs (CGSS, ARS, MDPH ) via le chef de service, et traitement des demandes de prise en charge et des notifications ;
- Exécution de travaux de classement, de documentation, de bureautique et de saisie informatique ;
- Saisie et recueil des données pour la rédaction des rapports d'activité et comptes-rendus de synthèse et médicaux.

Horaires : 38H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Techniques de saisie avec dictaphone - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Identifier la demande du patient et rechercher les informations complémentaires dans le dossier médical - Souhaité
• Actualiser le dossier médical du patient - Exigé
• Accueillir, orienter et renseigner un patient - Exigé
• Renseigner des documents médico-administratifs - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Conseiller, accompagner une personne - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros sur 12 mois