Secrétaire Intendant (e) (H/F)

Le MRJC (Mouvement Rural de Jeunesse Chrétienne) est une association d'éducation populaire qui a plus de 90 ans d'existence. Conduit, piloté et animé par des jeunes de 13 à 30 ans, il ?uvre au développement des territoires ruraux et à l'émancipation des jeunes.

Le (la) secrétaire intendant (e) sera chargé(e) des missions suivantes:

°Accueil : oriente et conseille les usagers et les salarié.es physiquement et par téléphone

°Secrétariat
- Gestion du courrier : réception, ouverture, distribution, compléter les chronos de réception et d'envoi, enregistrement des factures à payer dans un fichier spécifique et suivi des paiements avant transmission en comptabilité
- Gérer l'encaissement des chèques vacances : réception, vérification et envoi pour encaissement
- Gestion des bénéficiaires VACAF : suivi et actualisation sur le site
- Suivi des fournitures de bureau : suivi des stocks et commande soumise à validation de la direction
- Saisie des déclarations d'assurance : enregistrement des déclarations d'évènement des sections
- Préparation des délégations de signature relatives aux subventions : faire un tableau de déclaration, réceptionner les retours, actualiser le publipostage, imprimer les attestations et les transmettre
- Réalisation d'attestations ou courriers en lien avec la direction : saisie et mise en page
- Suivi des relations bancaires : suivi des changements de signature et procurations ; préparation et accompagnement à la constitution du dossier administratif
- Suivi des contrats des fournisseurs en lien avec la direction : transmission des éléments et incidents, mise à jour des coordonnées, relance des prestataires à la demande de la direction
- Gestion de la base de données militant.es et donateur.ices (Asso Connect) : enregistrement et actualisation des participant.es et des dons ; édition des reçus fiscaux
- Gestion des réservations et de la facturation des locaux de la « Confiserie » : actualisation des réservation, établissement des devis et factures, suivi des paiements et encaissements

°Intendance
- Gestion de la mise en état les locaux avant les locations : mise en place du linge dans les chambres et vérification de la propreté des locaux
- Transmettre les retours clients et incidents constatés
- Suivre la réalisation de la prestation de ménage : transmettre la feuille de suivi des heures et les éventuels incidents entre la direction et la personne chargée du ménage
- Gestion du linge : réceptionner et ranger le linge propre ; transmettre le linge sale à l'ESAT

°Conseils et formation auprès des bénévoles et salarié.es : sur la saisie dans la base de données Asso Connect

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Access - Microsoft - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2037,00 Euros à 2100,00 Euros sur 13 mois