Secrétaire / Hôtesse d'accueil (H/F)

Les OPH de Puteaux, Courbevoie et Levallois ont fusionné le 1er juillet 2022. Nous sommes un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la vocation principale est de construire et gérer des immeubles à usage majoritairement d'habitation, et à caractère social.

Rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur d'Agence et DGA de Courbevoie, le/la Secrétaire/Hôtesse d'accueil apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de classement et de suivi des dossiers.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat et venir en appui de la chargée d'accueil afin d'assurer la continuité du service,
- Recevoir, informer et orienter les locataires et les candidats au logement ainsi que les prestataires extérieurs et les partenaires institutionnels,
- Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et de leur priorité,
- Évaluer les demandes, répondre aux questions des locataires et fixer les rendez-vous,
- Rédiger et mettre en forme des courriers à partir des orientations données par le Directeur d'agence
- Diffuser des informations en interne et en externe sous validation de la Direction,
- Organiser des réunions (préparation des convocations et ordre du jour, rédaction des comptes rendus),
- Assurer la gestion du courrier interne et externe (enregistrement, tri et suivi) et gérer les envois (affranchissement, dépôt à la poste, etc ),
- Tenir l'agenda du Directeur d'agence
- Organiser les aspects logistiques du service,
- Classer et archiver les documents du service,

Cette liste est non exhaustive.

Profil :

- Formation Bac professionnel à Bac + 2 secrétariat/assistant et/ou Expérience significative
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Sens de l'organisation, rigueur
- Gestion des priorités et des urgences
- Discrétion professionnelle
- Autonomie
- Force de proposition
- Aisance relationnelle et maîtrise de la communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d'orthographe et de grammaire
- Maitrise de la communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d'interlocuteur, s'exprimer au nom de l'entreprise.
- Maîtrise des outils bureautique/informatiques (Word, Excel, Powerpoint, logiciel courrier, messagerie etc)

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Langues

Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2385,00 Euros sur 13 mois