Secrétaire (H/F)

Pour postuler:

CV + LETTRE DE MOTIVATION + REFERENCE DE L'OFFRE à envoyer par mail à :
candidature.emploi@univ-lyon1.fr

LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS ETUDIEES

Le service recruteur :

"Le Service de Médecine et Santé au Travail du Personnel (SMSTP) est l'un des services centraux de l'Université Claude Bernard Lyon1. Il a pour rôle de prévenir toute altération de la santé des agents du fait de leur travail. Il conduit les actions de santé au travail, dans le but de préserver la santé physique et mentale des agents tout au long de leur parcours professionnels.
Notre service s'investit auprès du personnel, y compris doctorants de l'Université Claude Bernard Lyon1 et est composé :
- 3 médecins de prévention dont 1 médecin coordinateur - Chef de service
- 3 infirmières en santé au travail
- 3 secrétaires
Le SMSTP est situé sur deux Campus : LyonTech Doua Bât. Dirac (Villeurbanne) et LyonTech Doua secteur Sciences IUT (Villeurbanne), Lyon-Est Rockefeller (Lyon 8).
Notre objectif est de promouvoir et maintenir le bien-être physique, mental et social des agents dans toutes les professions et d'assurer le suivi individuel de l'état de santé des agents."


Missions principales :

Rattaché(e) à la chef du service, le/la secrétaire aura pour mission d'assurer l'accueil physique/téléphonique, l'agenda des visites du médecin et de l'infirmière sur Outlook et MEDTRA (logiciel médical), le secrétariat du service.

Activités principales de l'agent :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents, des interlocuteurs internes et externes
- Organisation des réunions (RH, psychologue du travail, études de poste, visites de sites etc)
- Traiter les demandes des agents sur la boîte mail du service
- Gestion budgétaire, gestion des stocks (commandes-réception), demandes de devis auprès des fournisseurs, suivi des commandes et des factures
- Saisie dans le logiciel médical (MEDTRA), mise à jour des dossiers médicaux suite aux visites médicales (carnet de vaccination, comptes rendus médicaux, bilans sanguins, ordonnances )
- Suivi des agents qui reprennent le travail après congé maladie, congé longue maladie, congé maternité, accidents du travail
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion en interne
- Préparation des missions et des stages du médecin et de l'infirmière (gestion sur NOTILUS)
- Envoi des attestations de visites au service DRH et à la hiérarchie de l'agent
- Gestion du courrier postal
- Classement et archivage des documents
- Encadrement ponctuel des nouvelles secrétaires du service
- Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service
Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : "Outils bureautiques Packs office/Internet/Intranet, SIHAM en consultation du dossier agent, MEDTRA (logiciel métier médical), OUTLOOK (gestion des agendas), DEDOM pour les missions"

Diplôme requis pour les contractuels : Brevet, CAP, BEP

Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : entre 1 et 3 ans

Compétences attendues :
- Savoir gérer des agendas
- Savoir suivre les dossiers/relancer/classer/organiser
- Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
- Comprendre l'organisation et le fonctionnement de l'établissement

Connaissances :
- Connaissances générales des techniques d'accueil
- Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir être :
- Sens du relationnel
- Sens de l'organisation
- Savoir rendre compte
- Aptitude au travail en équipe
- Respect du devoir de confidentialité et du secret médical

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

CAP, BEP et équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2002,07 Euros sur 12 mois