Secrétaire (H/F)

Notre structure médicale privée recherche un/e secrétaire polyvalent/e, bon niveau d'anglais souhaité

An sein de l'équipe du secrétariat, vous êtes rattaché/e à la Directrice Générale. A ce titre, vous aurez à réaliser les tâches suivantes :

- Gérer le standard téléphonique et transmettre les communications
- Gérer la boîte mail de la société et dispatcher les demandes
- Envoyer et réceptionner les courriers
- Gestion de l'archivage physique et numérique des documents
- Assurer les commandes auprès des divers partenaires
- Gérer l'accueil physique et téléphonique des patients
- Assurer la facturation des patients
- Gérer l'envoie des commandes
- Gérer les prises de rendez-vous des patients sur le logiciel informatique de l'Association

Vous participerez également activement à l'amélioration continue du pôle secrétariat.

La maîtrise de l'anglais est indispensable.
La maîtrise des outils informatiques (pack office) est indispensable.

Profil souhaité :

Savoirs et savoir-faire :
Accueillir une clientèle
Planifier des rendez-vous et un emploi du temps
Réaliser la gestion administrative du courrier
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité.
Réaliser la facturation

Savoir être professionnel :
Travail en équipe
Autonomie / Gestion des priorités
Rigueur
Sens de la communication
Sens de l'organisation
Gestion du stress

Formation :
Secrétariat / Assistant

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
• Organiser le traitement des commandes - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Langues

Anglais - Souhait?
Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2200,00 Euros à 2600,00 Euros sur 12 mois