Secrétaire (H/F)

Le Service d'Insertion et de Probation de la Haute Loire assure la prise en charge des personnes suivies dans le cadre d'une mesure de justice en alternative à l'incarcération ou incarcéré à la Maison d'arrêt du Puy en Velay. Il se compose de 20 personnels : une Directrice et une adjointe, 3 personnels administratif, 12 Conseillers Pénitentiaire d'Insertion et de Probation et 2 surveillants pénitentiaires.

La personne recrutée sur des tâches administratives sera, en lien avec les autre personnels administratifs, chargée de :
-l'accueil physique et téléphonique des personnes suivies
-la gestion administrative des dossiers d'insertion (constitution des dossiers, administration informatique sur le logiciel, transfert et archivage des dossiers
-gérer la messagerie structurelle du secrétariat
-rédiger des compte-rendu de réunions
-tenir des tableaux de bord

Votre profil
Vous êtes disponible à compter du 01/10 et pour 3 mois.
Vous êtes titulaire d'un bac.
Idéalement, vous avez déjà une connaissance du système judiciaire. Ce serait un véritable atout pour occuper ce poste.
Vous êtes autonome et faites preuve de rigueur dans votre travail.
Vous savez respecter la confidentialité et le secret professionnel.

Les conditions de travail
du lundi au vendredi - selon une amplitude de 9h00 à 17h00

Poste à pourvoir à compter du 1er octobre 2023

Horaires : 36H20 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Modalités d'accueil - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros sur 12 mois