Secrétaire (H/F)

Adapei Papillons Blancs d'Alsace est une association, reconnue d'utilité publique, qui ?uvre depuis plusieurs décennies dans l'accompagnement des personnes en situation de handicap mental sur le territoire Alsacien. Elle emploie 1400 professionnels au sein de plus de 50 établissements et services et accompagne 2400 enfants et adultes.

ADAPEI PAPILLONS BLANCS D'ALSACE
Recrute pour ses établissements : PCPE (Pôle de Compétences et de Prestations Externalisées), EMAS (Equipe Mobile d'Appui à la Scolarisation) , DAPPE (Dispositif d'Appui aux Professionnels de la Protection de l'Enfance)

1 Secrétaire (H/F) à 0.40 ETP en CDI

MISSIONS

Sous l'autorité de la Directrice du Pôle Enfance - Education, et conformément aux valeurs associatives, aux dispositions du Projet d'Etablissement, il/elle aura pour missions :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des familles et des partenaires
- Assurer la saisie horaire et l'enregistrement des absences pour les professionnels des 3 dispositifs : PCPE : Pôle de Compétences et de Prestations Externalisées, EMAS : Equipe Mobile d'Appui à la Scolarisation et DAPPE : Dispositif d'Appui aux professionnels de la Protection de l'Enfance
- Gérer les commandes de fournitures et réception de la marchandise
- Tenir la caisse des services
- Gérer les éléments relatifs à la formation
- Mise à jour de divers listings : maintenance véhicules
- Assurer la création et la gestion documentaire pour le PCPE:
- Traitement des documents: compte rendu de réunion, invitations...
- Création et classement des divers documents dans les dossiers des usagers
- Envoi et gestion des conventions prestataires/ partenaires
- Classement et archivage des documents
- Vérification des factures fournisseurs, rassemblement des justificatifs avant envoi à la comptabilité
- Enregistrement et traitement de données statistiques.
- Mise à jour des listes de personnes accompagnées, des personnes sorties de l'effectif., projets personnalisés...
- Gestion des factures et mise à jour des frais liés aux prestations externalisées en lien étroit avec chef de service

PROFIL

BTS secrétariat avec expérience souhaitée
- Personne curieuse ayant développé une polyvalence dans les tâches administratives confiées
- Vif(ve), rigoureux(se) et organisé(e) dans son travail
- Autonome et sachant gérer les priorités
- Ayant une parfaite maîtrise de l'informatique (Word, Excel, Power point)
- Personne ayant à c?ur de contribuer à l'esprit d'équipe et à l'instauration d'un climat de travail sain et motivant

CONDITIONS

CDI à 0.40 ETP (soit 14h/semaine) à pourvoir rapidement
Pas de week-end et de nuit.
Poste basé à Brunstatt Didenheim.
Rémunération dans le cadre de la Convention Collective du Travail de mars 1966

Adresser lettre de motivation et CV à :

Association ADAPEI Papillons Blancs d'Alsace - PÔLE ENFANCE EDUCATION
A l'attention de Damien SCHEUER - Directeur Délégué de Pôle

Horaires : 14H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération C,C,T mars 1966