Secrétaire (H/F)

Nous recherchons pour les services Centre Rosa Parks et les baux glissants jeunes, au sein du Pôle Majeurs un.e secrétaire H/F en CDI à mi-temps, à pourvoir dès que possible.

L'Association Foyer Notre Dame basée à Strasbourg depuis 1923 (180 salariés, 1500 personnes hébergées et accompagnées quotidiennement, 15 M? de budget annuel) met en ?uvre les politiques publiques en faveur des jeunes adultes, des Mineurs Non Accompagnés, des demandeurs d'Asile et des Réfugiés, dans le département du Bas-

Le/la secrétaire prend en charge les activités multiples liées à sa fonction, dans le strict respect du secret professionnel ainsi que dans un souci de fiabilité, de rigueur et de qualité relationnelle.
L'emploi s'exerce en étroite collaboration avec la cheffe de service et nécessite de gérer des activités variées.
Les principales responsabilités sont :
- Assurer des tâches de rédaction, traitement de texte, classement, ouverture, mise à jour et exploitation de fichiers manuels et informatiques ;
- Effectuer la saisie informatique, classer, effectue les statistiques de l'activité ;
- Créer et assurer le suivi et la mise à jour administrative des dossiers (entrées, sorties, documents) et tableurs de suivi.
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier ;
- Rassembler et mettre en forme (tableaux de bord, graphiques...), les différents travaux de secrétariat du service ;
- Préparer différentes réunions, y participer et rédiger des comptes rendus
- Collecter, synthétiser, suivre et consolider des statistiques de l'activité
- Gérer des outils de suivi avec les différents partenaires.

Fonctionnement matériel du service
- Prévoir, effectuer les commandes, assurer la réception et la distribution ;
- Transmettre les états des frais de déplacement et les congés, le cas échéant.

Suivi médical, le cas échéant :
- Accueillir les personnes, ouvrir, mettre à jour les dossiers ;
- Demander des renseignements ou des documents par courrier ou par téléphone

Votre profil :
Vous êtes issu(e) d'une formation en secrétariat ou êtes titulaire d'un BTS assistant de direction.
Vous êtes doté(e) des qualités suivantes :
- Capacité à travailler en équipe ;
- Aptitudes rédactionnelles ;
- Discrétion et sens de la confidentialité ;
- Rigueur, esprit de synthèse et d'initiative ;
- Sens de l'organisation et de l'anticipation ;
- Maitrise de l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, Internet) ;
- Autonomie dans le travail ;
- Sens de l'accueil et du relationnel.

Horaires : 17H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1000,00 Euros à 1400,00 Euros sur 12 mois