Secrétaire générale (H/F)

Entreprise familiale de 20 personnes en fort développement.
Actuellement 2 sites de travail Sommières et Saint Geniés des Malgoirès.
3 nouveaux sites d'ici fin 2017 situés sur le bassin Alésien et la Petite Camargue Gardoise.

Missions demandées dans le cadre de ce poste :

Accueil :

Téléphonique
Physique
Gestion et tri des mails

Dépannage :

Réception des missions de dépannages
Facturations sur NOMAD et VULCAIN
Suivi du dépanneur
Tenue du tableau EXCEL du suivi des dépannages
Archivage des dossiers dépannages

Mécanique :

Accueil des RDV mécaniques
Faire signer les ordres de réparations
Appels clients pour prévenir que leur véhicule est terminé
Encaissements
Saisies des règlements sur VULCAIN
Archivage dossiers mécanique

Véhicules d'occasions :

Elaboration des dossiers VO
Enregistrement des cessions VO sur le SIV
Tenue du livre de police à jour
Établissement des bons de commande
Suivi de la préparation VO de l'arrivée / réparations / contrôle technique / livraison
Facturation VO et encaissement
Livraisons VO
Archivage dossiers VO

Cartes grises :

Etablir une carte grise pour un client sur le SIV
Suivi du dossier carte grise
Archivages dossiers carte grise
Gestion totale de ce service

Location véhicules de prêt :

Mise en place d'un système de location pour nos véhicules de prêts
Gestion du service

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Logiciel de gestion clients - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Établir un devis - Souhaité
• Établir un contrat de vente - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Développer et fidéliser la relation client - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros à 2150,00 Euros sur 12 mois