Secrétaire formation (H/F)

Au sein de la délégation Nouvelle-Aquitaine, sur le site de Bordeaux, vous assurez la mise en ?uvre opérationnelle et le suivi administratif, financier et logistique des actions de formation ainsi que des missions d'accueil physique et téléphonique.

VOS MISSIONS:
Gestion administrative des actions de formation
- Gestion administrative des demandes d'inscription des stagiaires
- Gestion administrative et financière des actions
- Alimentation et contrôle qualité des bases de gestion
- Participer à la demande d'un conseiller formation à l'ouverture et/ou à la clôture d'actions de formation

Organisation logistique des actions
- Ajustement en temps réel des réservations de moyens en fonction des événements : report, annulation, changements ou remplacement de participants,
- Reprographie et mise à disposition de la documentation pédagogique
- Gestion de fonds documentaires et de prêts documentaires sur la formation

Relations avec les agents, les collectivités, les formateurs
- Information sur les dispositifs et les actions programmés et sur les conditions logistiques, et orientation vers le bon interlocuteur
- Participation à l'accueil des stagiaires et des formateurs
- Accompagnement et aide opérationnelle aux collectivités et aux agents pour prise en mains et utilisation des plates-formes de dématérialisation
- Aide et guidage des collectivités et des agents dans l'utilisation de l'offre dématérialisée
- Restitution aux conseillers formation d'éléments de satisfaction ou de dysfonctionnement des actions


- Accueil téléphonique et physique
- Alerte sur les délais, les manques, les étapes urgentes ...
- Réalisation de lettres et documents dans le respect de la charte graphique, adaptation de lettre types
- Classement et archivage
- Mise à jour des listes de diffusion des réseaux internes et externes pour le service
- Travaux bureautiques
- Contribution à la résolution de problèmes en cas d'indisponibilité des cadres du service
- Participation aux réunions de service

PROFIL RECHERCHE:
A l'aise sur les outils bureautiques
Maîtrise des techniques d'accueil
Organisation et planification du travail : adaptation et polyvalence
Savoir rendre compte et travail en équipe
Connaissance des règles de la formation professionnelle
Connaissances de base du fonctionnement et de l'organisation des collectivités territoriales et du statut de la fonction publique territoriale

Contrat jusqu'au 31/12/2023

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon grille indiciaire