Secrétaire et assistante du service juridique et contentieux (H/F)

La/le titulaire du poste assiste la cheffe du Service dans l'organisation quotidienne de son travail et gère son secrétariat. Par ailleurs, il/elle apporte un appui au pôle de lutte contre l'immigration irrégulière et assure la gestion des requêtes adressées à l'OFII via Télérecours.

Activités principales :

Au titre du secrétariat :
- Gérer l'agenda de la cheffe du Service, la prise de ses rendez-vous, ainsi que l'organisation de ses réunions ou déplacements
- Assurer l'accueil téléphonique du pôle, ainsi que la réception et distribution du courrier
- Assurer la gestion de l'horaire variable, des congés et absences diverses des agents, ainsi que les tickets restaurant
- Gérer les fournitures
- Mettre en forme les lettres, documents ou rapports ainsi que la préparation de dossiers

Au titre de l'appui au pôle lutte contre l'immigration irrégulière (PLCIIR) :
- Saisir dans l'application informatique les dossiers de contribution spéciale
- Classer les accusés de réception
- Participer en tant que de besoin à d'autres tâches du pôle

Au titre de la gestion de l'application Télérecours pour le PLCIIR :
- Suivre les alertes sur messagerie
- Affecter les requêtes nouvelles aux bureaux concernés selon la nature du contentieux

Horaires : 35H52 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1831,00 Euros sur 12 mois