Secrétaire Enfance (H/F)

La délégation solidarités, habitat et éducation place les usagers au c?ur de son action. Elle intervient dans les domaines de la protection de l'enfance, de l'adoption, de la prévention maternelle et infantile, du logement, de l'éducation, de la santé, des personnes âgées et personnes handicapées.

En tant que Secrétaire Enfance de l'équipe renfort de la DSHE, vous assurez le suivi administratif des dispositifs relatifs à la mission enfance et le secrétariat des travailleurs sociaux de l'équipe enfance ainsi que l'accueil de la MDM.
Après une formation de deux mois, vous serez amené(e) à vous déplacer sur l'ensemble des territoires métropolitains pour apporter un renfort aux équipes en Maison de la Métropole.

Vos missions
1/ Assurer un suivi administratif de 1er niveau :
- Traitement du courrier du service enfance : enregistrer les courriers, trier, distribuer, assurer la reprographie, assurer la mise sous pli, assurer les envois
- Traitement des parapheurs : centraliser les actes à mettre en parapheurs, faire les enregistrements, gérer le retour des parapheurs et assurer leur ventilation
- Assurer la saisie de documents et/ou de données : assurer la dactylographie des rapports, courriers des travailleurs sociaux
- Faire de la recherche d'informations relatives aux dossiers traités
- Assurer le suivi de documents : vérifier les factures, les prises en charge établissements

2/ Gérer les plannings et les agendas de l'équipe enfance (travailleurs sociaux enfance ) :
- Tenir un ou des agenda(s)
- Fixer un rendez-vous
- Assurer le suivi des absences, des déplacements professionnels, des congés

3/ Classer et archiver :
- Ranger les documents selon un ordre déterminé
- Respecter les procédures d'archivages (délais de conservation, bordereaux de versement et ou de destruction )

4/ Assurer un suivi logistique de 1er niveau :
- Organiser des réunions et séances de travail ; en assurer la logistique
- Assurer des réservations (salle, matériel, voitures...)
- Gérer l'approvisionnement en fournitures

5/ Assurer l'accueil (accueil MDM, accueil mission enfance ) :
- Assurer l'accueil physique, individuel ou de groupes
- Assurer l'accueil téléphonique des usagers

6/ Renseigner, orienter :
- Orienter, diriger
- Apporter des renseignements sur le contenu des prestations fournies
- Participer à des événements institutionnels et/ou de communication
- Diffuser ou contribuer à la diffusion d'informations ou de documents de présentation (alimenter les présentoirs d'information et de communication, assurer l'affichage...)

3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)
- tickets restaurants de 7,50?
- participation à la mutuelle
- remboursement des transports de 50%


Une formation de 2 mois prévue au démarrage du contrat. Ce poste nécessite une grande capacité d'apprentissage ainsi que d'adaptation et de la souplesse.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Capacité d'apprentissage des procédures - Exigé
• Capacité rédactionnelle - Exigé
• Capacité à gérer des conflits - Exigé
• Capacité à s'engager - Exigé
• Capacité à travailler en équipe - Exigé
• Esprit d'initiative - Exigé
• Sens de l'organisation - Exigé
• Sens de l'écoute - Exigé
• Sens des responsabilités - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Rémunération Mensuel de 1950 Euros à 1960 Euros sur 12 mois