Secrétaire du service assainissement de la Communauté de Communes (H/F)

Descriptif de l'emploi :

La communauté de communes du Clunisois regroupe 41 communes et compte une population de 14 500 habitants. Elle sera compétente en matière d'assainissement collectif et non collectif au 1er janvier 2024 et en eau potable en 2026.
La compétence assainissement est géré en régie, ainsi vous intègrerez une équipe de 6 personnes composée de quatre techniciens, d'une secrétaire et d'une directrice.
La Direction de l'assainissement a en charge 36 installations d'assainissement collectif desservant environ 7 700 usagers. On compte 3 stations d'épuration de type boue activée dont une en prestation, 9 filtres plantés de roseaux, 18 lagunages et 6 autres petites installations, ainsi que 11 postes de relevage sur les réseaux publics d'assainissement. Le SPANC a pour mission le contrôle des 4 150 logements en assainissement non collectif du territoire soit environ 6 300 usagers.
Sous l'autorité de la Directrice du service assainissement vous serez chargé(e) plus particulièrement :
1. Mission générale de secrétariat
- Accueil téléphonique et physique des usagers de l'assainissement, des communes et des acteurs de l'eau,
- Aide à la création et suivi des budgets dépenses et recettes, comptabilité analytique ;
- Information des usagers sur l'organisation du service et des généralités sur l'assainissement ;
- Aide à la gestion du planning des techniciens sous l'autorité de la Directrice ;
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes et rapports de contrôles des techniciens,
- Suivi des mails et courriers ;
- Aide à la préparation et l'organisation de réunions et d'évènements (visite, tournées de contrôles, tournées de vidanges )
- Classement et archivages de dossiers

2. Comptabilité :
- Facturation de l'ensemble des redevances du service (logiciel : cosoluce) ;
- Suivi des conventions de facturation avec les gestionnaires d'eau potable, des reversements de la redevance assainissement et actualisation des prix des marchés ;
- Paiement et suivi des factures ;
- Suivi des financements ;
- Suivi de l'inventaire et des amortissements.

3. Mission propre au service d'assainissement
- Mise à jour de la liste des usagers des services ;
- Aide au suivi des demandes d'aide et échéances, envoi des documents aux financeurs.
- Aides à la mise à jour des bases de données réseaux et usagers.

COMPETENCES
- Compétence en secrétariat ;
- Bonne connaissance des outils bureautique word, excel, power point, aussi la connaissance du logiciel comptable cosoluce est un plus
- Connaissance de l'environnement des collectivités locales et des acteurs de l'eau ;
- Sens de la communication et pédagogie, discrétion, sens du service public
- Ouverture d'esprit et investissement dans le travail. En effet, il sera demandé à l'agent administratif d'acquérir progressivement une certaine culture en eau et assainissement, afin de mieux renseigner les usagers.
- Qualités rédactionnelles et relationnelles, rigueur, organisation et capacités d'anticipation.

CONDITIONS DE TRAVAIL
Poste à temps complet 35h ou 37h avec RTT, sur 5 à 4,5 jours.
Les jours de RTT ou éventuellement de télétravail devront être adaptés à la présence du reste de l'équipe afin d'assurer la continuité du service.
Rémunération statutaire + CNAS + participation employeur prévoyance.

Catégorie C Adjoint admi tous
Lieu de travail : Salornay

Prise de poste 01012024
Entretien les 5 et 6 octobre 2023

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Salaire selon gri