Secrétaire du département de Mathématique (H/F)

L'université de Rouen Normandie est une université pluridisciplinaire avec santé, elle compte plus de 35000 étudiants, 12 composantes sur 6 sites et 2500 personnels.

L'Université de Rouen recherche son futur Secrétaire du département Mathématique H/F pour l'UFR Sciences et Techniques sur le campus de Mont Saint Aignan.

VOTRE FUTUR METIER

Le-La secrétaire exerce son activité au secrétariat du Département Mathématiques de l'UFR Sciences et Techniques.
1. (70%) Sous la responsabilité du directeur du département, il-elle a en charge les missions d'accueil et d'information, de secrétariat, de gestion administrative et de gestion budgétaire.

Il-elle assure une mission de communication et de gestion des emplois du temps pour les Masters 2 MAM et AIMAF.

2. (30%) Sous la responsabilité du directeur du laboratoire LMRS, il-elle a en charge les missions de gestion logistique et administrative des événements organisés par le laboratoire

VOS MISSIONS

Mission 1 : Secrétariat du département Mathématiques (70%)

- accueille, informe et oriente, par voie orale et/ou écrite, les étudiants, les personnels de l'université ainsi que les visiteurs (enseignants vacataires, conférenciers, partenaires industriels, livreurs )

- assure la saisie et la mise à jour des emplois du temps des Masters sur le logiciel ADE Campus

- assure la veille des dossiers des enseignants chercheurs, des enseignants contractuels et des enseignants vacataires sur le logiciel OSE et apporte une aide à la saisie des services le cas échéant

- recueille et traite toutes les informations (factures, bons de livraison ) relatives à la comptabilité et à la gestion du budget du Département Mathématiques en relation avec les agents du service Finances de l'UFR Sciences et Techniques

- réceptionne les informations internes et externes, orales et écrites, les traite et les diffuse de façon appropriée en respectant les règles de confidentialité

- classe et archive de façon accessible tous les documents liés à l'activité du département Mathématiques

- prend des notes, rédige les comptes rendus de réunions et participe aux opérations logistiques relatives aux réunions, séminaires et colloques (réservation de salle, préparation de documents, mise à disposition de matériels ).

Mission 2 : Assistant-e administratif-ve et logistique au LMRS (30%)

- accueille les invités du : attribution de bureau, de badge et gestion des documents administratifs pour les visiteurs

- aide à l'organisation des évènements du LMRS

VOTRE PROFIL

Savoir / connaissances

- Connaître l'organisation et le fonctionnement de la structure et de son environnement

Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Maîtriser l'informatique de bureau et ses logiciels de base

Avoir des connaissances générales des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion comptable

Savoir faire / compétences opérationnelles

- Savoir utiliser les différents modes de communication écrite et orale

- Savoir restituer et transmettre l'information à l'oral et à l'écrit

- Savoir trier, hiérarchiser et traiter les informations réceptionnées selon les nécessités de fonctionnement de la structure ou du domaine concerné

- Savoir utiliser / se former rapidement à l'utilisation des logiciels dédiés aux différentes activités

- Savoir organiser et gérer un système de classement et d'archivage de données et de documents informatique et/ou papier

- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunions

Savoir être / compétences comportementales

- Avoir le sens de l'accueil et de bonnes aptitudes relationnelles

- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

- Savoir s'organiser, être réactif et respecter les plannings

- Être rigoureux et fiable

- Savoir travailler en autonomie, en équipe et en relation partenariale

- Avoir le sens du service public

Vous vous reconnaissez ? Alors n'hésitez plus et venez rejoindre notre équipe dès que possible.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Rémunération 1844 à 1884 EUROS BRUTS