Secretaire de territoire (H/F)

L'Apei Ouest 44 concourt à l'éducation, au travail, à la citoyenneté et à l'inclusion des personnes en situation de handicap intellectuel. Association du mouvement parental, membre de l'Unapei, l'Apei Ouest 44 est une entreprise du champ de l'économie sociale et solidaire. Elle emploie 360 salariés au sein de 19 établissements et services médico-sociaux.

Sous la responsabilité du Directeur de Territoire :
- Contribuer à la bonne réalisation des prestations de service proposées aux personnes accompagnées au sein des entités de travail du territoire, en articulation avec les autres entités des dispositifs associatifs, au regard des projets associatif, projet de secteur et/ou des projets spécifiques des services du secteur et référentiel des prestations.

Participation et élaboration des comptes rendus des réunions suivantes :
- Réunions de direction :1 fois par semaine dans chaque ESMS
- CVS : 3 fois par an dans chaque ESMS
- Réunions institutionnelles

Assistanat du Directeur de territoire :
- Organisation, au quotidien, du planning et des déplacements du directeur
- Suivi des dossiers pilotés par le directeur
- Coordination de l ensemble des activités administratives et contribution au respect des échéances administratives à tenir
- Proposition d outils d aide à la prise de décision et de suivi d activités du territoire
- Contribution à l élaboration des rapports d activités

Qualité et prévention des risques:
- Contribution à la mise à jour des données statistiques/indicateurs : ANAP
- Document unique : bilan social ESMS N-1 salariés + personnes accompagnées

Gestion administrative du personnel :
- Elaboration des offres d emplois pour validation service RH
- Réception des candidatures
- Organisation des recrutements non cadres
- Réponses aux candidatures selon courrier type validé par le service RH
- Constitution et mise à jour du dossier administratif des salariés
- Élaboration des demandes de contrats + lettre planning
- Saisie des nouveaux salariés dans FOCAT
Pour les CDD de + 1 mois et CDI : Clôture paie permanents CDD/CDI : validation des EVP saisis par les établissements avant transmission au service RH :
- Délégués du personnel : convocation + envoi du CR aux ESMS pour affichage
- Contribution et suivi des dossiers disciplinaires
- Plan de formation : centralisation des dossiers de demande des salariés et élaboration tableau récapitulatif

Gestion financière :
- Demandes d investissement et suivi des immobilisations
- Clôture pointage des factures en litige et des factures à recevoir

Achats/Patrimoines/Assurances :
- Elaboration et suivi des déclarations de sinistres
- Suivi du parc automobile : comptage annuel des véhicules
- Suivi du fonctionnement des établissements : tableaux de bords de suivi des fluides, contrats de maintenance, achats, investissements
- Suivi des conventions avec les bailleurs, PGE, travaux

CDD à pourvoir jusqu'au 02 février 2024

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Mettre en oeuvre des actions de communication interne - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1862,71 Euros sur 12 mois + reprise ancienneté éventuelle