Secrétaire de Maison (H/F)

Missions principales :
L'agent(e) est placée sous l'autorité hiérarchique du chef de service. Il/Elle constitue un lien entre l'équipe pédagogique et le chef de service et doit faire circuler les informations au sein de la maison et avec le siège (informations planning et facturation).
L'agent(e) participe à la vie de l'établissement dans son ensemble : il/Elle participe aux réunions institutionnelles et a une connaissance de l'organisation de la DIMEF. L'agent(e) est en lien fonctionnel avec les maîtresses de maison pour la gestion des stocks. Il participe aux repas thérapeutiques au-moins une fois par semaine.

Activités
Accueil physique des personnes (agents, enfants, partenaires)
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques

Gestion administrative du personnel et des usagers :
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et de courriers
Saisie et mise en forme des écrits réalisés par les professionnels
Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité
Recueil des données concernant la gestion des sinistres
Recueil des données liées aux accidents de travail des agents
Saisie, mise à jour et /ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux
Mise à jour quotidienne de l'effectif des usagers présents en lien avec le coordinateur pédagogique
Tenue à jour des données statistiques de la maison

Saisie, mise à jour et préparation des plannings et éléments de paie dans le logiciel
Traitement et gestion des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Gestion des dossiers administratifs et individuels des mineurs accueillis
Traitement des plannings de travail du personnel de la maison/service

Gestion budgétaire et logistique :
Contrôle, suivi de la conformité des services/travaux
Etat des lieux régulier de la maison et liste les besoins d'entretien, de réparation, de maintenance

Gestion des commandes, du matériel
Réalisation des commandes
Suivi de la livraison des fournitures, consommables, produits, denrées alimentaires et prestations de services

Suivi et contrôle budgétaire
Suivi des dépenses de la maison
Ordonnancement des dépenses comptables et affectation en fonction de leur nature et destination dans le cadre du budget autorisé
En qualité de mandataire : recueil des justificatifs, tenue à jour du cahier et reconstitution de la régie
Réalisation de la proposition du budget prévisionnel en collaboration avec le chef de service

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Modalités d'accueil - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros à 2100,00 Euros sur 12 mois