Secrétaire de Licence du Département du Monde Anglophone (H/F)

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.

Le la secrétaire pédagogique est placé.e sous l'autorité hiérarchique de la Responsable Administrative de Composante de I'UFR et l'autorité fonctionnelle du directeur-trice du département et du ou de la secrétaire pédagogique principale. Le.la secrétaire pédagogique travaille égaiement en collaboration avec Ie Responsable Administratif de Composante adjoint chargé d'assurer la coordination des opérations collectives de scolarité pour l'ensemble de I'UFR.

Accueil et orientation des étudiant-e-s et enseignant-e-s :

- Accueil physique et téléphonique des étudiant-e-s et des enseignant-e-s du département.
- Gestion du courrier et de la messagerie électronique.
- Participation à l'élaboration de supports d'information pour I 'offre de formation du Département (brochures, fiches diplômes, pages web, ...).
- Appui à l'élaboration et à la codification des maquettes en lien avec la secrétaire pédagogique principale ; la direction du département et le pôle de l'organisation des Etudes de I'UFR
- Renseigner et mettre à jour les supports pédagogiques.
- Collecter et vérifier les conventions de stage.
- Archiver et classer.

Assurer la préparation et le suivi de la campagne d'admission des étudiant.e.s du département :
- Suivre et archiver les dossiers de candidatures.
- Préparer et assurer le secrétariat des commissions d'admission
- Communiquer les décisions aux étudiant.e.s

Gérer l'inscription pédagogique des étudiant.e.s :
- Gérer les inscriptions pédagogiques : paramétrage et suivi des IPWeb en lien avec l'équipe pédagogique, traitement des dérogations, gestions des difficultés liées à l'inscription pédagogique de certaine.es étudiant.e.s (cas particuliers), etc.
- Gréer les contrats d'études et l'inscription pédagogique des étudiants Erasmus /échanges internationaux.

Gérer les résultats et la saisie des notes :
- Informer les enseignante.s sur la saisie des notes à distance.
- Participer à la campagne de saisie des notes à distance.
- Suivi de la collecte des notes et des PV de soutenance.
- Maquetter, saisir et éditer les relevés de notes et procès-verbaux.
Préparer et assurer le secrétariat des jurys.
- Vérifier les PV de résultats et saisir des points de Jury.
- Gérer les réclamations et les demandes de consultation de copies.
- Recueillir les modalités de contrôle des connaissances et examens
- Saisie et mise à jour des modalités de contrôle des éléments pédagogiques

Mise en place des emplois du temps :
- Participer à l'élaboration des emplois du temps en collaboration avec l'équipe pédagogique et les responsables de formation
-Gestion des absences des enseignant.e.s
- Affichage des emplois du temps.
D'autres missions pourront lui être confiées eu égards les nécessités de service au sein du département ou de l'UFR

Horaires : 38H55 Travail en journée

Formations

CAP, BEP et équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• logiciel APOGEE - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Grille salaire cat C