Secrétaire de l'Ecole Doctorale PHENIICS (H/F)

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe recherche et innovation, et s'exprime en sciences fondamentales et appliquées pour répondre aux enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université est au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle, et propose aussi des formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris, l'Université bénéficie d'une position géographique favorisant sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD/CDI).

Mission du service / positionnement hiérarchique : Assurer la gestion administrative de l'Ecole Doctorale PHENIICS (150 doctorants dans le périmètre Paris-Saclay)

Missions principales de l'agent.e :
-Gestion de la base de données de l'école doctorale
-Suivi des docteurs (enquêtes du ministère et des universités)
-Administration du site web de l'école doctorale
-Gestion des calendriers des inscriptions, soutenances, conseils, concours de l'ED
-Gestion des inscriptions pédagogiques des étudiants aux formations organisées par l'ED ou par d'autres structures
-Suivi des normes qualités de l'école doctorale
-Veille administrative et adaptation si besoin des procédures internes à l'ED


Connaissance, savoir :
-Connaissance de la législation concernant les écoles doctorales
-Bon niveau d'anglais (principalement à l'écrit)

Savoir-faire :
-Maitrise des outils informatiques usuels (Word, Excel, FileMaker)
-Administration ou gestion de site web
-Maitrise de l'environnement web « ADUM »
-Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :
-Qualités d'organisation et d'autonomie, savoir hiérarchiser les tâches et gérer les flux d'informations en provenance et à destination d'interlocuteurs multiples
-Rigueur /fiabilité
-Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

Horaires : 36H05 Travail en journée

Compétences

• Présenter et promouvoir une formation - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros à 2400,00 Euros sur 12 mois