Secrétaire de formation (f/h) (H/F)

Institut National du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle (INTEFP).
Etablissement public administratif sous tutelle du ministère du travail, de l'emploi et du dialogue social, chargé principalement de la formation initiale et continue des agents du ministère.

L'Institut national du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle (INTEFP) est un établissement public de l'État à caractère administratif, placé sous la tutelle du ministère chargé du travail. Sa spécialité est de former les personnels intervenant pour mettre en ?uvre les politiques publiques du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle. L'INTEFP est inscrit dans une démarche de qualité certifiée.

Le CIF de Lille est notamment chargé :
- de concevoir, mettre en ?uvre et évaluer les projets et actions de formation continue ou initiale portés par l'institut ;
- d'accompagner la mise en ?uvre des plans régionaux de formation métier (PRFM) et les projets de service pour les DREETS de son inter-région et de répondre aux besoins spécifiques de formation.

Activités principales :

1. Assurer le secrétariat : traitement du courrier arrivée / départ, frappe du courrier, de compte rendu de réunion, classement, archivage, la gestion des fournitures du CIF
2. Participer à l'accueil physique et téléphonique
3. Assister le responsable du CIF et l'assistant de formation dans le suivi des activités et dossiers et leurs échéances
4. Assurer la gestion des dossiers des stagiaires et des intervenants : convocation, ordres de mission, déplacements, vérification des pièces justificatives, indemnisation et paiement des interventions
5. Réaliser les documents demandés par le responsable de CIF et l'assistant de formation notamment en matière de mise en forme de supports de formation
6. Préparer les salles de formation (tables, tableaux, )
7. Assurer le suivi des inscriptions stagiaires sur les outils de suivi pédagogique (PADINT)

Ces attributions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités du service.

CONNAISSANCES :
Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'environnement de l'administration centrale du ministère et de ses services déconcentrés
Connaître les concepts et méthodes d'ingénierie de formation et de pédagogie

SAVOIR FAIRE
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et la messagerie
Maitriser les logiciels de gestion de base de données : AGATE
Maîtriser les techniques de secrétariat
Maitriser les notions de comptabilité publique et les règles de gestion financière
Maîtriser la communication écrite et orale

SAVOIR ETRE
Savoir travailler en équipe
Etre capable d'autonomie, d'initiative et de polyvalence
Savoir rendre compte
Faire preuve de rigueur et de discrétion
Etre disponible et réactif
Savoir organiser son temps et sa charge de travail

Horaires : 35H Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros sur 12 mois