Secrétaire de direction

Vos activités principales : Au sein du pôle « Politiques Interministérielles et Coordination », vous êtes chargé
(e) assistante(e) de direction et vous serez amené-e à :
1- Secrétariat de direction
- gérer le courrier et les parapheurs (orientation interne et externe, préparation de mails ou de bordereaux
de transmission, rédaction de lettres d'accusé réception )
- gérer l'agenda de direction
- assurer une veille des agendas des membres du corps préfectoral et l'imprimer avant chaque comité de
direction
- organiser les réunions de la direction (envoi des invitations, suivi de confirmations, préparation de la liste
des personnes présentes, réservation de salles, installation des visioconférences, réservation de véhicule,
préparation des chevalets )
- préparer les dossiers des membres préfectoraux prinicpalement pour le pôle politiques interministérielles
et coordination
- actualiser la liste des contacts avec les directions et unités départementales, les collectivités territoriales.
- gestion des commandes de fournitures, des copieurs de la direction et des frais de déplacement des agents
- suivi de l'archivage de la direction
2- Dossiers thématiques
- gérer les demandes budgétaires annuelles des France services en lien avec la référente
- assurer le travail préparatoire de certains dossiers en lien avec les chargés de mission
- venir en appui dans le cadre de la préparation des commissions départementales d'aménagement
commercial
3- Outils de gestion
- publier les actes au recueil des actes administratifs
- orienter les contentieux dans l'application télérecours
- orienter les demandes des usagers dans l'application « service par voie électronique » (SVE)

Prise de poste 1er octobre

Horaires : 38H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Rémunération indice 361