Secrétaire de direction

Le Syndicat Mixte et l'ALEC des Vallons de Vilaine s'associent pour le recrutement d'un.e secrétaire de direction

Missions :
Sous la responsabilité du Directeur et en lien avec les Présidents du Syndicat Mixte et le Président de l'ALEC des Vallons de Vilaine, le/la secrétaire de Direction a pour missions :

Coordination du secrétariat de la Direction Générale
- Organiser l'agenda et gérer la prise de rendez-vous
- Rédiger tous types de courriers et documents
- Mettre en visa les parapheurs, récupération de l'ensemble des parapheurs et ventilation dans les services
- Aider à la préparation et l'organisation des réunions (Comité Syndical, Bureau, Conseil d'Administration, Assemblée Générale, )
- Participer aux réunions et établir les relevés de décision et comptes rendus
- Rédiger les délibérations et transmettre au contrôle de légalité
- Classer et archiver des dossiers

Suivi des demandes de subventions et cofinancements
- Assurer le suivi des dossiers de subventions et de cofinancements
- Préparer les éléments pour de demande et de finalisation des subventions et de cofinancements auprès des différents partenaires

Administration générale
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des mails
- Renseigner et orienter les interlocuteurs vers les agents compétents
- Trier le courrier, ouverture, enregistrement, copies
- Mettre à jour la base de données de contacts
- Commander les fournitures et le matériel de bureau / Assurer le suivi d'entretien du véhicule de service

En appui auprès des ressources humaines et de la comptabilité
- Ressources Humaines, en lien avec l'agent en charge des Ressources Humaines
o Réaliser et diffuser des annonces d'emploi
o Gérer et tenir les dossiers administratifs du personnel
o Assurer le suivi des visites médicales (embauche, retour congé maternité )
o Assurer le suivi des absences : déclaration en cas d'accident du travail ou de maladies
o Transmission des arrêts et contrôle des remboursements auprès de l'assureur
o Gérer le suivi des congés annuels et des RTT
o Transmettre les éléments variables de paies aux organismes prestataires et assurer les contrôles et rectifications nécessaires
o Préparer et suivre les dossiers faisant l'objet d'un avis des instances paritaires (Commission Administrative Paritaire, Comité Social Territorial) organisées au niveau du Centre de gestion pour le Syndicat Mixte
o Assurer l'information et l'inscription aux formations professionnelles
o Suivi du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)
- Comptabilité, en lien avec l'agent en charge de la comptabilité
- Préparer le traitement comptable de l'ensemble des dépenses et des recettes
- Réceptionner, vérifier, classer et archiver les pièces comptables
- Gérer les relations les différents partenaires et fournisseurs
- Réceptionner et contrôler les factures reçues par courrier et/ou par voie dématérialisée
- Procéder aux calculs et aux règlements des frais de missions des salariés et des agents
- Veiller au versement des subventions

Participation ponctuelle en soirée (environ 10 fois par an) notamment au Comité Syndical ou Assemblée Générale du Syndicat mixte et ALEC des Vallons de Vilaine

Conditions de travail :
- Temps complet, sur la base de 39 heures par semaine (ARTT) ouvrant droit à 23 jours de RTT et 25 jours de congés par an.
- Télétravail possible
- Déplacements ponctuels sur le périmètre des Vallons de Vilaine
- Disponibilité - réunions ponctuelles en soirée
- Rémunération fixée en référence à la grille indiciaire du grade d'Adjoint administratif territorial ou de Rédacteur et selon expérience

CV + Lettre de Motivation au Président du Syndicat Mixte des Vallons de Vilaine avant le 31 octobre 2023
Condition : Ouvert aux contractuels à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique). Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient.

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Capacité à transmettre l'information - Exigé
• Connaissance des collectivités/associations - Exigé
• Maitrise des outils bureautiques - Exigé
• Techniques de classement et d'archivage - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Grille statutaire