Secrétaire de direction

La Direction de l'Ingénierie, des Travaux, de la Maintenance et des Sécurités (DITMS) est en charge des opérations de travaux, de la maintenance des bâtiments et des installations, de la sécurité des biens et des personnes et du patrimoine de l'hôpital de Nanterre et de l'EPS Roger Prévôt.

Composée des directions ingénierie et travaux, schéma directeur architectural du patrimoine, maintenance, administrative et sécurités, la DITMS :
- Assure la maîtrise d'ouvrage et/ou d'?uvre des projets de travaux tous corps d'état,
- Veille à la mise en conformité des installations, équipements et réseaux de l'établissement,
- Assure la gestion des ateliers techniques qui constituent le département de la maintenance,
- Assure la gestion des sécurités (incendie, malveillance, environnementales),
- Assure la conception et le suivi du schéma directeur architectural du patrimoine,
- Participe à une démarche qualité, dans le cadre de la procédure de certification des établissements de santé, et en prévision de la certification ISO 50 001 de la DITMS,
- Assure l'application de la politique énergétique et le fonctionnement du Système de management de l'énergie (SMEn).

La DITMS recherche une personne pour tenir le secrétaire du Service.

Votre fonction est d'assurer le secrétariat de la DITMS :
Secrétariat DITMS
- Garantir la permanence du secrétariat
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer la transmission des appels téléphoniques,
- Orienter les visiteurs, intervenants extérieurs,
- Être en mesure de répondre à toute demande émanant de l'intérieur et de l'extérieur.

Suivi administratif de la Direction :
- Gérer les agendas (des ingénieurs, réservations de la salle de réunion, etc..),
- Saisir les courriers, télécopies, bordereaux d'envoi, des calendriers techniques, comptes-rendus de réunion, enregistrement au chrono, et diffusion aux personnes concernées
- Suivre et gérer les congés du personnel de la DITMS,
- Enregistrer les fiches travaux,
- Enregistrer les comptes-rendus d'activité,
- Assurer la gestion logistique de salle de réunion,
- Saisir informatiquement les Dossiers de Consultation des Entreprises (Cahiers des Clauses Techniques Particulières, Bordereaux de Prix, planning prévisionnel des travaux, ).

Ce poste est basée sur du travail d'équipes, avec une organisation individuelle du travail. Ce poste exige autonomie et sens des responsabilités.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2145,00 Euros à 2450,00 Euros sur 12 mois