Secrétaire de direction

Le Service de Gestion et d'Exploitation (SGE) de la Chancellerie des Universités du Rectorat de Toulouse assure, autour d'une équipe de 30 personnes, la gestion et l'exploitation des infrastructures techniques du campus de Toulouse-Rangueil et des sites déportés.

Vos missions en quelques mots :

a) Assister le chef d'établissement
- Réceptionner et rediriger les appels téléphoniques (relations avec l'ensemble de la
communauté scolaire, les autorités académiques, les corps d'inspection, les fédérations de
parents d'élèves)
- Gérer les agendas
- Suivre les réunions de direction
- Ventiler le courrier
- Rédaction de différents courriers
- Réaliser les convocations, notes de service, statistiques,
- Communication entre le chef d'établissement et les enseignants

b) Favoriser l'accueil
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Prendre en charge les inscriptions du lycée
- Accueil et relations publiques (internes ou externes à l'établissement et les enseignants)

c) Assurer le secrétariat du Président du Conseil d'Administration et instances affiliées
- Préparation des élections aux diverses instances,
- Préparation des réunions du Conseil d'Administration, commissions permanentes,
commission vie scolaire, conseil d'enseignement et pédagogique, conseil de la vie lycéenne
- Transmission des actes aux autorités de tutelles via D'MACT, affichage des actes et suivi
des signatures des conventions

d) Gérer la gestion des dossiers transversaux
- Renseigner les applications informatiques
- Suivi des voyages en liaison avec les organisateurs, les services académiques et l'adjoint
gestionnaire
- Coordonner la mise à jour des écrans d'accueil

e) Organisation des épreuves : BIA , BAC, BAC blanc, concours classes préparatoires

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1777,00 Euros à 1821,00 Euros sur 12 mois