Secrétaire de direction

Nous recherchons notre Secrétaire de Direction pour notre société agricole pour effectuer les missions suivantes :

1- SECRETARIAT DE LA SOCIETE
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
o Revoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
- Dispatcher le courrier reçu,
- Expédier le courrier départ,
- Gérer le matériel, classer et archiver les documents
- Assurer la gestion administrative de l'entreprise
o Assurer la gestion des commandes de fournitures


2- SECRETARIAT DE LA DIRECTRICE GENERALE

- Gérer les rendez-vous
- Gérer les agendas (ateliers, réunions et évènements)
- Mettre en forme des documents : études, textes et tableaux
o Saisit des tableaux statistiques et des fiches documentaires
o Assurer le secrétariat des différents services
- Participer à l'élaboration de nouveaux outils de travail (bases de données, formulaires...)
- Planifier et organiser des réunions et des évènements :
o rédiger les comptes rendus,
o suivre les relevés de décisions et d'actions,
o préparer les supports, assurer la logistique
o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

- Garantir le fonctionnement efficace de l'activité de la directrice générale et contribuer à l'organisation de la vie interne,
- Gérer l'information (contacts de la direction générale, bases de données, listes de diffusion, documentation ) et en faciliter l'accès,
- Réaliser la gestion administrative des contrats avec les différents partenaires de l'entreprise (prestataires, etc) et suivre l'exécution des conditions du contrat,

- Gestion et suivi de dossiers :
o Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers pour aide à la prise de décision et au pilotage,
o concevoir des tableaux de bord et/ou des tableaux de suivi,
o Instruire et assurer le suivi des dossiers du directeur général (notes, synthèses, préparation des actes administratifs ),

- Communication interne et externe :
o Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...).

- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
o Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations ), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser,
o Réalisation de mailing,
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

- Déplacements professionnels
o Effectuer les déplacements via le véhicule de service à la demande de la Direction Générale

Compétences requises :
- Traitement expert de données informatisées
- Maîtrise des méthodes de suivi administratif et financier
- Bonne connaissance des données techniques et économiques agricoles
- Bonne qualité relationnelle
- Bonne compétence rédactionnelle
- A l'aise avec Microsoft office ( word, excel, et powerpoint)

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 2000,00 Euros sur 12 mois