Secrétaire de direction - UFR LLCE (H/F)

A compétences et qualifications égales, la priorité est donnée au candidat reconnu en situation de handicap.

L'UFR LLCE met en ?uvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans le champ « sciences humaines et sociales (LLCER, LEA et LANSAD) » en assurant une mission générale de coordination de la politique pédagogique et scientifique et de la vie universitaire avec les 7 départements qui la composent.

La direction de UFR LLCE encadre, anime et coordonne les activités de ses composantes (7 départements et 1 centre de ressources) et s'assure de leur bonne gestion au plan administratif, financier et RH.

Vous intégrerez une équipe de 7 personnes et vous serez rattaché-e hiérarchiquement au Responsable administratif et financier de l'UFR LLCE

Vos principales activités consisteront à :

1/ Assurer le secrétariat de Direction de l'UFR (Directeur, Directeur-adjoint, RAF) :

- Gérer l'agenda de la direction et les rdv du responsable administratif de l'UFR
- Accueil des personnels et des appels en lien avec la direction (physique, téléphonique, mail)

2/ Suivre le budget de l'UFR en dépenses :

- Gérer le budget des manifestations scientifiques et celui des fournitures et commandes diverses

3/ Contribuer au volet RH de l'UFR pour les étudiants contractuels, les personnels et le référentiel enseignant :

- Préparer les contrats des étudiants contractuels et faire le lien avec le PSMCG pour assurer la mise en paiement des heures de vacation
- Suivre les dossiers RH des personnels administratifs de l'UFR (réception, vérification et transmission aux services centraux en tant que de besoin et classement) pour les opérations d'avancement ou de mutation

4/ Participer à l'organisation des chaines d'inscription (logistique) :

- Installer le matériel informatique, mise à jour des cahiers de rdv, assistance en ligne, contact avec la DSI, commandes des documents supports à la DiSco )

5/ Piloter les élections de LLCE en tant que correspondante du service des Affaires générales en lien avec le RAF :

- Diffuser l'information aux composantes et gérer l'organisation matérielle.

6/ Assurer les diverses opérations logistiques liées aux domaines d'intervention :

- Assurer le lien avec le fournisseur de solutions d'impression en lien avec le service Imprimerie (correspondante)
- Suivre et gérer le fonds des archives de la direction de l'UFR

Liste non exhaustive

Offre de poste complète sur notre site via le lien suivant : https://www.univ-tlse2.fr/accueil/recrutement/emplois-biatss/appel-a-candidature-secretaire-de-direction-hf-ufr-llce

Horaires : 37H55 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Réaliser la gestion administrative des contrats - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération 1750,86 € bruts/