Secrétaire de direction médico social (H/F)

L'Association Rénovation s'est donnée pour but d'aider toute personne en difficulté sociale ou psychique à vivre mieux et à s'insérer dans la société. L'Association est spécialisée dans l'accompagnement et la prise en charge d'enfants, d'adolescents et d'adultes dans les secteurs du sanitaire, du médico-social et du social. Elle compte plus de 700 salariés, répartis sur 15 établissements, en Gironde, dans les Landes, les Pyrénées-Atlantiques et la Charente-Maritime.

Le DITEP Rive Gauche (70 salariés) accueille des adolescent(e)s de 11 à 20 ans (à partir de 5 ans sur le service ambulatoire) présentant des difficultés psychologiques dont l'expression, notamment l'intensité des troubles du comportement, perturbe gravement la socialisation et l'accès aux apprentissages. Ces jeunes se trouvent, malgré des potentialités intellectuelles et cognitives préservées, engagés dans un processus handicapant qui nécessite le recours à des actions conjuguées et à un accompagnement personnalisé adapté.
Selon l'âge et le type de besoins, ils sont accompagnés par l'un des services qui composent le DITEP, dans une dynamique de soin englobant la conjugaison des approches thérapeutiques éducatives et pédagogiques (96 places d'accueil autorisées par l'ARS).

MISSIONS
Sous la responsabilité de l'équipe de direction et en respectant les procédures internes associatives et d'établissement, les missions principales à assurer seront les suivantes :

Gestion des dossiers usagers
- Informer la MDPH des entrants et des sortants
- Constituer les dossiers de préadmission
- Mise à jour des listes usagers
- A chaque entrée, créer un dossier usager papiers et un dossier informatisé
- Assurer le suivi et la mise à jour des documents administratifs des dossiers usagers (assurances, autorisation d'opérer, mutuel, attestation sécurité sociale)
- Créer les fiches usagers : fiches signalétiques et contrat de séjour
- Assurer les divers courriers aux familles : rendez-vous, planning de fermeture, organisation des séjours
- Assurer la facturation
- Assurer la bonne tenue des dossiers et archivage selon le protocole institutionnel
- Indicateurs : élaborer la partie gestion des usagers en lien avec les médecins et la direction

Gestion comptable
- Assurer le suivi et la gestion des caisses

Accueil et gestion administrative
- Assurer les tâches de secrétariat, d'accueil physique et téléphonique en transversalité avec les deux autres secrétaires
- Rédiger des courriers divers (frappe, enregistrement, expédition)
- Archivage et classement
- Gestion du courrier : En respectant les consignes de confidentialité ouvrir, traiter et enregistrer le courrier et courriel au quotidien.
- Assurer le suivi et les commandes des fournitures de bureau
- Répondre aux enquêtes diverses (éducation nationale, ARS, DRESS )
- Participer à l'élaboration du rapport d'activité
- Mise en place d'outils spécifiques pour la bonne gestion de l'établissement
- Sinistre ou incident : déclarer auprès de la compagnie d'assurance les différents sinistres ou incidents survenus à tout jeune accueilli ou toutes autres personnes du DITEP, et en assurer le suivi

AVANTAGES LIÉS AU POSTE
o Travail en semaine et en journée (du lundi au vendredi)
o Une journée de télétravail par semaine possible
o Formation continue et participation à des colloques encouragée
o Organisme de formation certifié Qualiopi interne

PROFIL ET COMPÉTENCES
o TITRE PRO ou BTS en comptabilité /secrétariat
o Capacité de travailler en équipe
o Capacité à adopter l'attitude adéquate à l'égard des usagers
o Capacité d'adaptation aux contraintes institutionnelles
o Permis B préférable
o Poste ouvert aux travailleurs en situation de handicap
RÉMUNÉRATION
o Statut non cadre selon la CCN 66
o Salaire selon ancienneté et diplôme

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Piloter une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération début 1500€nets voir + si expérience