Secrétaire de direction - IUT Lyon 1 (H/F)

Pour postuler:

CV + LETTRE DE MOTIVATION + REFERENCE DE L'OFFRE à envoyer par mail à :
candidature.emploi@univ-lyon1.fr

LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS ETUDIEES

L'IUT Lyon 1 , composante de l'Université Claude Bernard Lyon 1 , recrute la nouvelle assistante du directeur de l'IUT Lyon 1.
L'IUT Lyon 1 est situé sur 3 sites géographiques, Villeurbanne Doua, Villeurbanne Gratte-Ciel et Bourg-en-Bresse.
La personne recrutée sera en charge d'assurer l'interface entre la direction et les différents services et départements de l'IUT, tout autant qu'avec les services centraux de l'université Claude Bernard Lyon 1 (CA et CFVU) .
La Direction de l'IUT regroupe le directeur, 3 directeurs adjoints, 3 responsables de site et la directrice administrative.

DESCRIPTIF DU POSTE

La personne recrutée assurera la continuité de l'activité de la direction en matière d'accueil, de communication, organisation des différentes instances et lien avec les services centraux de l'université et ceux de l'IUT. Elle est en lien avec des organismes extérieurs comme les branches professionnelles, le rectorat ou d'autres établissements publics.

Activités principales de l'agent :

Gérer la circulation de l'information entre la direction et les différents services et départements de l'IUT
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction
Gérer l'agenda du directeur, ses réunions et gérer le courrier
Préparer les différentes réunions et conseils : ordre du jour, logistique de réservation de salle, préparer des supports, rédiger les compte-rendu et relevés de décision.
Suivre les actions disciplinaires
Gérer les relations avec la CFVU et le CA de l'université
Gérer les commandes de la direction et les missions
Suivre des indicateurs
Participer au plan QVT de l'IUT

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Pack Office, Teams, Notilus, écrans dynamiques, Webex


DESCRIPTIF DU PROFIL RECHERCHÉ

Compétences attendues :

Techniques d'élaboration de documents (compte-rendu ,relevé de décision, présentations )
Savoir rédiger des messages adaptés aux différents publics
Capacités rédactionnelles et de communication orale
Sens de l'organisation
Capacité à rendre compte
Veiller aux échéances


Connaissances :

Fonctionnement et organisation de l'université
Connaissance de l'enseignement supérieur


Savoir être :

Sens de la confidentialité
Autonomie
Rigueur
Très bon relationnel

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Modalités d'accueil - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Organiser, coordonner un événement - Exigé
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2085,05 Euros sur 12 mois