Secrétaire de direction (H/F)

Association d'Action Sociale de 500 salariés.

Au sein de la direction générale, la/le secrétaire de direction générale assiste au plan administratif, au quotidien, le président et les membres du bureau, le directeur général et la directrice générale adjointe, en collaboration avec les autres professionnels de la direction générale.
Elle/il est placé sous la responsabilité de la directrice générale adjointe.
La/le secrétaire de direction générale a pour mission d'assurer le fonctionnement administratif de la direction générale, de veiller à la qualité des relations, à l'interne comme à l'externe.

La/le secrétaire de direction générale organise et coordonne les activités administratives de la direction générale :
- En assurant le secrétariat de la direction générale et de l'association, dans un souci de qualité et de confidentialité : traitement du courrier, organisation des réunions, préparation et organisation des dossiers, transmission de l'information, mission de relais entre la DG et ses interlocuteurs internes et externes ;
- En veillant à la qualité de l'accueil et de la relation : traitement en première ou seconde ligne des appels téléphoniques de la direction générale, rédaction des courriers/convocations/PV attendus, organisation des déplacements et des évènements, contact, gestion du classement des dossiers (numérique & papier);
- En contribuant au bon fonctionnement de l'association et à la fluidité de circulation de l'information et de la communication en interne comme avec les partenaires.

La/le professionnel(elle) doit faire preuve de :
- Sens de l'organisation,
- Autonomie ;
- Capacité d'adaptation à la diversité des interlocuteurs et des contextes de travail ;
- Qualités relationnelles, réserve et discrétion ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Maîtrise du Pack Office et compétences en outil informatique
Compétences requises :
- Compétences techniques administratives et de secrétariat ;
- Compétences en communication ;
- Rigueur et capacité de rendu-compte ;
- Capacité à travailler en équipe ;

Profil : formation supérieure de niveau 3* minimum exigée, spécialisée dans les secteurs de compétence attendus sur le poste (secrétariat, administration)
*niveau 5 ou 6 dans la nouvelle nomenclature.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération 1800€ brut/mensuel